Phân tích mối quan hệ giữa các cấp quản trị và các kỹnăng quản trị lấy ví dụminh hòa

Quản trị là việc thiết yếu trong mỗi tổ chức. Vậy chức năng quản trị là gì? Mối quan hệ giữa các chức năng quản trị ra sao? Hãy tìm hiểu trong bài viết sau.

Các chức năng của quản trị

Chức năng quản trị là gì?

Chức năng quản trị là những hoạt động riêng biệt của quản trị thể hiện những phương thức tác động của quản trị viên đến các lĩnh vực quản trị trong doanh nghiệp.

Hoạt động quản trị của con người đã ra đời từ rất lâu nhưng khi con người đã tổ chức các nhà máy, xí nghiệp khổng lồ và đạt được các tiến bộ to lớn về kỹ thuật nhưng khoa học quản trị vẫn chưa được quan tâm đến.

Đến đầu thế kỷ 20, những nghiên cứu khoa học về quản trị mới được đưa ra một cách có hệ thống và phân loại các chức năng quản trị. Bản thân các cách phân loại của các nhà khoa học hàng đầu theo thời gian cũng khác nhau và chúng ta có thể tìm hiểu ở mục dưới đây.

Phân loại các chức năng của quản trị

Trong bài viết này, chúng ta sẽ phân loại các chức năng của quản trị theo quan điểm của nhiều nhà khoa học quản trị.

1. Phân loại quản trị theo Henry Fayol

Henry Fayol là một nhà khoa học quản trị của Pháp. Bạn có thể tìm hiểu thêm quy tắc quản trị của ông trong bài viết:

14 nguyên tắc quản trị doanh nghiệp của Henry Fayol

Chức năng quản trị được ông chia thành 5 phần, bao gồm:

- Hoạch định: “Doanh nghiệp chỉ thu được kết quả khi nó được hướng dẫn bởi một chương trình hoạt động, một kế hoạch nhất định nhằm xác định rõ: Sản xuất cái gì? Sản xuất bằng cách nào? Bán cho ai? Với nguồn tài chính nào?”

- Tổ chức: “Tổ chức một doanh nghiệp tức là trang bị tất cả những gì cần cho hoạt động của nó bao gồm: máy móc, vốn, nhân viên, vật liệu…”

- Phối hợp: “Phối hợp là việc làm cho đồng bộ giữa tất cả những hoạt động của doanh nghiệp nhằm tạo ra lợi nhuận dễ dàng và có hiệu quả”.

- Chỉ huy: “Có thể xã hội đã được xây dựng xong, giờ chúng ta chỉ việc làm cho nó hoạt động, đó chính là nhiệm vụ của người chỉ huy”.

- Kiểm soát: “Kiểm tra thực chất là quá trình xem lại tất cả việc đã được tiến hành phù hợp với chương trình đã định với những mệnh lệnh đã ban bố và những nguyên lý đã thừa nhận”.

Phân loại các chức năng quản trị

2. Phân loại theo cách của L. Gulick và L. Wrwich

Năm 1937, hai nhà khoa học quản trị L. Gulick và L. Wrwich đã phát triển hệ thống của Fayol thành 7 chức năng quản trị được viết tắt là POSDCORB trong cuốn “Papers on the Science of Administration” tạm dịch là Luận cứ về khoa học của quản trị. Theo đó, chức năng quản trị được chia thành:

P: Planning – Hoạch định

O: Organizing – Tổ chức

S: Staffing – Nhân sự

D: Directing – Chỉ huy

CO: Coordinating – Phối hợp

R: Reporting – Báo cáo

B: Budgeting – Ngân sách

Cách phân loại chức năng quản trị này thể hiện tính kế thừa và phát triển. Có 2 nhân tố ảnh hưởng tới khoa học quản trị ở thời kì này chính là:

- Sự hình thành các tập đoàn doanh nghiệp dẫn đến việc phải đổi mới vấn đề tổ chức – đặc biệt là việc tuyển dụng các nhân viên quản trị có học vấn vào các vị trí cao cấp.

- Sự thâm nhập của giới ngân hàng vào hoạt động của các doanh nghiệp với tư cách là các quản trị viên cấp cao.

3. Phân loại theo H. Koontz và C. O’Donnell

Kế thừa lại cách phân loại của Fayol, hai nhà khoa học người Mỹ đã phân loại thành 4 chức năng quản trị cơ bản bao gồm:

- Xác định triết lý, giáo lý và chính sách kinh doanh

- Kế hoạch kinh doanh và kiểm tra

- Tổ chức và chỉ huy

- Phát triển nhà quản trị

Nội dung của các chức năng quản trị

Nội dung của các chức năng quản trị

Hoạch định

Là chức năng đầu tiên trong quản trị bao gồm các công việc: Xác định mục tiêu, xây dựng chiến lược tổng thể, thiết lập một hệ thống các kế hoạch để phối hợp các hoạt động.

Tổ chức

Bao gồm việc xác định những việc phải làm, những ai tham gia làm việc đó, các công việc sẽ được phối hợp lại với nhau như thế nào? Những bộ phận nào cần phải được thành lập? Quan hệ phân công và trách nhiệm giữa các bộ phận đó, hệ thống quyền hành trong doanh nghiệp.

Chỉ huy

Công việc trong doanh nghiệp cần phải có người thực hiện. Để có người làm việc, nhà quản trị cần phải tuyển chọn, thu hút người làm việc, bố trí, bồi dưỡng, động viên và khích lệ nhân viên.

Việc thiết lập quyền hành và sử dụng quyền hành đó để giao việc cho nhân viên, đưa ra các nội quy, quy định làm việc và ủy quyền cho người khác… là nội dung của chức năng chỉ huy.

Phối hợp

Chức năng này bao gồm: Phối hợp theo chiều dọc, nghĩa là phối hợp giữa các cấp quản trị và phối hợp theo chiều ngang nghĩa là phối hợp giữa các chức năng, các lĩnh vực quản trị.

Kiểm soát

Chức năng này bao gồm việc xác định thu thập thông tin về thành quả thực tế, so sánh với thành quả kỳ vọng và tiến hành các biện pháp sửa chữa nếu có sai lệch nhằm đảm bảo tổ chức đang đi đúng hướng giúp hoàn thành mục tiêu.

Mối quan hệ giữa các chức năng quản trị

Quan hệ giữa chức năng quản trị với quy mô doanh nghiệp

Việc thực hiện số lượng các chức năng quản trị ở doanh nghiệp lớn và nhỏ là giống nhau. Tuy nhiên việc đảm bảo chức năng quản trị của các cấp quản trị trong những doanh nghiệp có quy mô khác nhau là khác nhau.

Điều này thể hiện ở việc các doanh nghiệp nhỏ có cấp quản trị cao nhất có thể can thiệp và điều hành cả những công việc của cấp dưới, trong khi ở các doanh nghiệp lớn thì chức năng quản trị được phân cấp khá rành rọt, cấp quản trị cao nhất chỉ tập trung thời gian vào những chức năng thiết yếu.

Quan hệ giữa chức năng quản trị với các cấp quản trị

Trong một doanh nghiệp, các cấp quản trị được phân chia một cách khách quan việc đảm trách các chức năng này ở các mức độ khác nhau. Chức năng hoạch định và tổ chức giảm dần theo cấp quản trị trong khi đó, chức năng điều hành lại tăng lên ở cấp quản trị thấp nhất

Tính quốc tế của chức năng quản trị

Mặc dù việc vận dụng các chức năng quản trị vào hệ thống doanh nghiệp ở từng quốc gia, khu vực có thể khác nhau về vai trò, tính chất quan trọng của từng chức năng nhưng xét về tổng thể thì các chức năng theo phân loại của Fayol vẫn được mọi quốc gia công nhận.

Có thể nói phát minh phân loại chức năng quản lý của Fayol là cơ sở quyết định cho sự tiến bộ của khoa học quản trị từ thế kỷ 20.

Các chức năng quản trị trong đều có vai trò vô cùng quan trọng quyết định đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Mỗi chức năng quản đều có mỗi quan hệ mật thiết và bổ trợ lẫn nhau. Cùng Luận Văn Việt tìm hiểu ngay qua bài viết sau đây.

1. Các chức năng của quản trị trong doanh nghiệp

Quản trị là một khái niệm rất cần thiết trong bất kỳ công việc nào hay các hoạt động đời sống hàng ngày. Quản trị một tổ chức là sự phối hợp của nhiều nhóm người, nhiều công cụ khác nhau để cùng nhau hoàn thành một loạt các nhiệm vụ, mục tiêu của tổ chức đó. 

Trong đó, quản trị doanh nghiệp là những quy tắc liên quan đến hoạch định, tổ chức, chỉ đạo, phối hợp và kiểm soát; ứng dụng các quy tắc đó để khai thác hiệu quả nguồn lực hiện tại như cơ sở vật chất, con người, tài chính, thông tin nhằm đạt được mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra.

Các chức năng chính của quản trị bên dưới sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn:

1.1. Chức năng hoạch định

Hoạch định là việc hoạch định những kế hoạch và định hướng cho doanh nghiệp trong tương lai. Với sự chi tiết và hợp lý giúp doanh nghiệp được hoạt động có lộ trình và phát triển theo từng giai đoạn. 

Việc hoạch định là công việc quan trọng gắn liền với tầm nhìn phát triển của công ty, do đó đòi hỏi sự đóng góp của toàn bộ cán bộ, đoàn thể của nhân viên, với sự dẫn dắt của ban lãnh đạo doanh nghiệp.

Hai yếu tố quan trọng nhất của hoạch định là cách thức thực hiện và thời gian. Nhà quản trị phải lên kế hoạch điều phối hợp lí giữa hai yếu tố đó, thể hiện sự liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban khác nhau. Hoạt động hoạch định cũng phải tận dụng tối ưu các nguồn lực của doanh nghiệp để đảm bảo kế hoạch đề ra được triển khai thuận lợi.

1.2. Chức năng tổ chức

Đây là chức năng giúp doanh nghiệp có thể vận hành trơn tru và liên tục, duy trì sự phát triển bền vững trong tương lai. Một cơ cấu tổ chức tốt có nghĩa là doanh nghiệp ấy có đủ nguồn lực về tài chính, nhân sự, nguyên vật liệu,… được xây dựng thành một tổ chức chặt chẽ. 

Duy trì chức năng tổ chức hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp dễ dàng phát triển cả chiều dài lẫn chiều rộng, duy trì sự bền vững lâu dài. Chức năng quản trị tổ chức luôn luôn linh hoạt và thay đổi để đáp ứng được mục đích phát triển của doanh nghiệp cũng như tình hình thị trường.

1.3. Chức năng chỉ đạo

Chức năng quản trị chỉ đạo là việc xác định công việc của mỗi nhân viên để có kế hoạch chỉ đạo hướng dẫn chi tiết. Kết quả công việc nhận được từ mỗi cán bộ nhân viên sẽ được tối ưu, đạt hiệu quả cao hơn nếu quản lý có những chỉ đạo và định hướng rõ ràng.

Nhà quản trị sáng suốt và thông minh là người luôn giao tiếp cởi mở, truyền đạt trung thực, dễ hiểu và thường xuyên xem xét các mục tiêu công việc, thảo luận các chỉ đạo của mình cùng các cố vấn. 

Chức năng chỉ đạo tốt khi chức năng của nhà quản trị được thể hiện rõ nét, nhà quản trị biết tạo động lực và khuyến khích sự sáng tạo của nhân viên sẽ giúp cho nhân viên phát huy hết năng lực và đóng góp lớn nhất vào doanh nghiệp.

1.4. Chức năng phối hợp

Là chức năng điều chỉnh tất cả các hoạt động để chúng được phối hợp một cách ăn ý, nhuần nhuyễn, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả nhất. Chính sự ảnh hưởng từ thái độ, cách ứng xử của nhân viên sẽ đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc phối hợp công việc giữa các phòng ban và các cấp quản lý.

Chức năng của việc điều phối trong quản trị giúp cho doanh nghiệp hoạt động trơn tru, kỷ luật và tạo không khí thoải mái cho các phòng ban. Để chức năng quản trị điều phối hiệu quả, các nhà quản lý cần có năng lực quản trị tốt, thông qua quản trị cách ứng xử và phối hợp hoạt động của nhân sự, doanh nghiệp mới có thể đạt được mục tiêu đặt ra.

1.5. Chức năng kiểm soát

Kiểm soát nghĩa là những công việc theo dõi tình hình hoạt động của doanh nghiệp, quản lý hiệu quả công việc của nhân viên, xem xét liệu rằng các nhân viên có đáp ứng đúng mục tiêu công việc đưa ra hay không. 

Chức năng quản trị kiểm soát giúp thiết lập tiêu chuẩn các hoạt động của doanh nghiệp, đưa ra những KPI hợp lý và đo lường, lập báo cáo hoạt động thực tế cho doanh nghiệp. 

Chức năng kiểm soát sẽ giúp doanh nghiệp có được góc nhìn rộng và thực tế trong hiệu quả kinh doanh, đưa ra các dự báo rủi ro và kế hoạch phòng ngừa cũng như phát triển hợp lý trong tương lai. 

2. Mối quan hệ giữa các chức năng quản trị 

Các chức năng quản trị có sự liên kết với nhau, dù là doanh nghiệp lớn hay nhỏ, các chức năng quản trị cũng sẽ giúp doanh nghiệp quản trị được nguồn lực và duy trì sự phát triển bền vững trong tương lai.

Các doanh nghiệp lớn có cấp quản trị rõ ràng, và phân cấp bậc, những nhà quản trị lớn chỉ tập trung thời gian vào quản lý những nhà quản trị cấp trung.

Trong một doanh nghiệp, các cấp quản trị được phân công ở nhiều mức độ khác nhau, mỗi cấp độ sẽ có một vai trò và vị trí nhất định trong tổ chức, cấp độ quản trị càng cao thì chức năng hoạch định và tổ chức càng cao, và ngược lại, chức năng điều hành càng thấp khi cấp quản trị càng thấp.

Các chức năng của quản trị có mối quan hệ gắn kết với nhau, chức năng này bổ trợ cho chức năng kia, các chức năng quản trị phối hợp hài hòa sẽ giúp tổ chức phát triển và lớn mạnh hơn qua thời gian.

Như vậy, qua bài viết trên, các bạn hiểu hơn về chức năng quản trị rồi đúng không? Với những chia sẻ trên, Luận Văn Việt hy vọng rằng bạn đã thật tự tin trong kiến thức của mình và định hướng tốt cho lộ trình phát triển của mình trong vai trò các nhà quản trị tương lai. 

Nếu có bất kỳ thắc mắc gì, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại: 0915 686 999 hoặc qua Email: . Chúc các bạn gặp nhiều thành công!

Nguồn: Luanvanviet.com

Hiện tại tôi đang đảm nhiệm vị trí Content Leader tại Luận Văn Việt. Tất cả các nội dung đăng tải trên website của Luận Văn Việt đều được tôi kiểm duyệt và lên kế hoạch nội dung. Tôi rất yêu thích việc viết lách ngay từ khi còn ngồi trên ghế nhà trường. Và đến nay thì tôi đã có hơn 5 năm kinh nghiệm viết bài.

Hy vọng có thể mang đến cho bạn đọc thật nhiều thông tin bổ ích về tất cả các chuyên ngành, giúp bạn hoàn thành bài luận văn của mình một cách tốt nhất!