Quản lý hàng hóa là gì
QUẢN LÝ DỰ TRỮDự trữ là việc lưu giữ những hàng hoá hay nguyên liệu trong kho của chính doanh nghiệp nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp cũng như nhu cầu sản phẩm của khách hàng. Tuy nhiên, trong môi trường cạnh tranh người ta cần xem xét thận trong yếu tố chi phí dự trữ nhằm đảm bảo cạnh tranh trong kinh doanh. Hệ thống sản xuất "đúng thời điểm" hay còn gọi là không kho (JIT- Just in time) được hình thành xuất phát từ quan điểm như vậy. Tuy nhiên, đối với nhiều doanh nghiệp hiện nay, phương pháp truyền thống để quản lý dự trữ vẫn còn quan trọng và cần thiết, nhất là đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam. Trong phần này giới thiệu những yếu tố cơ bản của quản lý dự trữ truyền thống, một số mô hình kỹ thuật thông dụng để quản lý dự trữ hiệu quả. Trong đó: (1). Quản lý dự trữ, (2). Dữ liệu dự trữ, (3). Kiểm kê hàng hoá, là những nội dung chính của phần này. Dự trữ bao gồm các sản phẩm hay nguyên liệu, nhiên liệu đang lưu trong kho, đang trên đường vận chuyển, đang chờ sản xuất dở dangvà cả những thành phẩm đang chờ bán. Hay nói cách khác, dự trữ bao gồm: Tất cả các sản phẩm, hàng hoá mà doanh nghiệp có để bán. Tất cả nguyên vật liệu, phụ tùng mà doanh nghiệp lưu giữ và sử dụng để sản xuất ra các sản phẩm hay cung cấp dịch vụ. Cần chú ý phân biệt: hàng dự trữ và hàng ế thừa. Các loại hình kinh doanh khác nhau có các loại dự trữ khác nhau, ví dụ: + Kho cửa hàng bán lẻ + Nhà sản xuất + Người cung ứng dịch vụ Quản lý dự trữ là việc tổ chức quản lý tất cả các công việc, các dữ liệu liên quan đến công tác dự trữ để đảm bảo dự trữ một cách hiệu quả và giảm chi phí. Một cách cụ thể hoá, quản lý dự trữ là tổ chức thực hiện những việc sau: Nhận hàng: Đo lường và kiểm tra tình trạng hàng hoá hoặc nguyên liệu trước khi nhập kho theo hoá đơn hay phiếu giao hàng Dự trữ hàng: Thực hiện việc lưu giữ hàng hoá hay nguyên vật liệu an toàn, đúng phương pháp đảm bảo cả về số lượng và chất lượng. Kiểm tra hàng: Xác định kiểm tra hàng hoá hay nguyên liệu theo định kỳ hay đột xuất khi cần thiết nhằm đảm bảo hàng hoá luôn ở trong tình trạng tốt và không bị thất thoát đồng thời đảm bảo các nguyên tắc và phương pháp khi kiểm tra theo qui định của công ty. Ghi sổ: Tiến hành ghi chép và quản lý dữ liệu liên quan đến toàn bộ các hàng hoá nhập hoặc xuất kho nhằm cập nhật thông tin để ra quyết định dự trữ hiệu quả. Sắp xếp: Sắp xếp hàng hoá trong kho theo nguyên tắc và trật tự nhằm làm hấp dẫn khách hàng đồng thời tạo thuận tiện cho việc quan sát, kiểm kê, lấy hàng khi cần thiết. Đặt mua hàng: Xác định được số lượng dự trữ cần thiết sao cho không thừa, không thiếu và lập dự trù đặt mua hàng theo đúng thời điểm và đúng số lượng đúng chủng loại. Quản lý dự trữ nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng
Quản lý dự trữ tạo điều kiện sản xuất linh hoạt và an toàn
Quản lý dự trữ hiệu quả góp phần giảm chi phí trong kinh doanh
Kỹ thuật ABC thường được sử dụng trong phân tích hàng hoá dự trữ nhằm xác định mức độ quan trọng của hàng hoá dự trữ khác nhau. Từ đó xây dựng các phương pháp dự báo, chuẩn bị nguồn lực và kiểm soát dự trữ cho từng nhóm hàng khác nhau. Trong kỹ thuật ABC, hàng hoá dự trữ được phân loại như sau: - Nhóm A: Bao gồm những hàng hoá có giá trị hàng năm chiếm từ 60-70% so với tổng giá trị dự trữ, trong khi đó về số lượng chỉ chiếm khoảng 5-10 % lượng hàng dự trữ. - Nhóm B: Bao gồm những loại hàng hoá có giá trị hàng năm ở mức trung bình từ 25-30% ứng với số lượng khoảng 30% tổng số hàng hoá dự trữ - Nhóm C: Gồm những loại hàng có giá trị hàng năm chiếm khoảng 5-10% nhưng số lượng chiếm khoảng 60-70% tổng số lượng hàng dự trữ. Ví dụ: Một doanh nghiệp giày ở thành phố Hồ Chí Minh sản xuất chín loại giầy. Chi phí đơn vị và mức tiêu thụ hàng tháng của mỗi loại giày được cho ở bảng 6.1 Bảng 6.1. Các sản phẩm hiện tại và mức dự trữ
Bảng 6.2. Tổng giá trí của từng loại sản phẩm
Bảng 6.3 Xếp thứ loại sản phẩmtheo tổng giá trị (giảm dần)
Bước thứ hai là phân tất cả các loại vào ba nhóm dựa trên tổng giá trị Kết quả được trình bày ở bảng 6.4. Bảng 6.4. Phân loại A B C cho các sản phẩm
Có hai loại mô hình dự trữ chính thường thấy: - Lượng hàng hoá cố định, thời gian đặt hàng thay đổi - Lượng đặt hàng thay đổi, thời gian đặt hàng cố định Mô hình 2 ta thường thấy hiện nay là phù hợp với hệ thống phân phối của các đại lý. Mô hình 1 thích hợp hơn với các doanh nghiệp sản xuất. Ta sẽ xem xét mô hình này. Trong mô hình 1, doanh nghiệp ước lượng để xác định một số lượng nào đó phù hợp cho mỗi lần đặt hàng và cứ đến lúc nào cần thì cứ đặt đúng số lượng đó. Trong mô hình này , ta biết được các dữ liệu sau: - Nhu cầu hàng năm (D) - Chi phí mỗi lần đặt hàng (S) - Chi phí lưu kho (H) - Hàng hoá được nhận cùng một lúc - Không có chiết khấu theo số lượng - Không chấp nhận âm kho Số lượng cần đạt hàng mỗi khi có nhu cầu được xác định theo công thức sau: Tổng chi phí khi áp dụng mô hình này được xác định như sau: Tổng chi phí (TC) =Chi phí đặt hàng + Chi phí lưu kho Trong đó: Chi phí đặt hàng= Số lần đặt hàng trong năm x Chi phí mỗi lần đặt hàng Chi phí lưu kho = Dự trữ bình quân x Chi phí lưu kho/ sản phẩm.năm Trong thực tế, ta thường mua hàng hoá nhưng muốn nhận từ từ, vừa nhận vừa sử dụng vì ta muốn giảm chi phí lưu kho hàng hoá. Mô hình này thích hợp với các cơ sở sản xuất linh kiện, các chi tiết để đưa sang một bộ phận khác trong cùng doanh nghiệp để sử dụng Các điều kiện áp dụng của mô hình này như sau: - Nhu cầu hàng năm (D) - Chi phí mỗi lần đặt hàng (S) - Chi phí lưu kho (H) - Hàng hoá được nhận nhiều lần, mỗi lần một lượng (p) và cùng lúc doanh nghiệp sử dụng một lượng (d) - Không có chiết khấu theo số lượng - Không chấp nhận âm kho Số lượng cần đặt hàng mỗi khi có nhu cầu được xác định theo công thức sau: Q* = [2DSp] / [(p-d)H] Tổng chi phí khi áp dụng mô hình này được xác định như sau: Tổng chi phí (TC) = chi phí đặt hàng + Chi phí lưu kho Trong đó: Chi phí đặt hàng= Số lần đặt hàng trong năm x Chi phí mỗi lần đặt hàng Chi phí lưu kho = Dự trữ bình quân x Chi phí lưu kho / sản phẩm.năm
- Giữ lượng dự trữ vừa phải - Dự trữ những hàng bán chạy - Sắp xếp và trưng bày hàng hoá, nguyên vật liệu ngăn nắp Mục đích
Sắp xếp như thế nào?
- Kiểm tra hàng hoá thường xuyên Mục đích:
- Ghi chép dữ liệu dự trữ Mục đích:
Cần ghi chép khi nào? Là các dữ liệu liên quan đến:
Ghi chép dữ liệu dự trữ được thực hiện khi Doanh nghiệp
Quản lý dữ liệu dự trữ là:
Quản lý dữ liệu dự trữ có lợi do biết được:
Quản lý dữ liệu dự trữ cho biết:
Các cách quản lý dữ liệu dự trữ Phương tiện
Yêu cầu:
Quản lý dự trữ với một người bán lẻ Quản lý dự trữ bán lẻ- thẻ kho
Chú ý
Quản lý dự trữ đối với nhà sản xuất
Ví dụ thẻ kho Tên hàng: Dầu ăn, chai một lít Giá vốn: 12.500đ/chai Giá bán:13.500đ/chai Mức dự trữ: 15 chai
Mức dự trữ là mức hàng mà tại đó cần đặt thêm hàng mới, là mức dự trữ tối thiểu cần được dự tính Muốn vậy cần biết:
Kiểm kê hàng hoá là quá trình kiểm đếm và ghi chép toàn bộ dữ liệu hàng hoá vào danh mục kiểm kê. Kiểm kê hàng hoá cho phép:
hhhhMục đích: Thu thập đầy đủ dữ liệu dự trữ, tránh bỏ sót dữ liệu cần thiết hhhhPhương tiện: Bằng nhiều cách: Sổ, trang giấy
Ví dụ mặt hàng dầu ăn: Đối chiếu số liệu trong danh mục kiểm kê (thực còn bao nhiêu hàng) 12 Cột còn thẻ kho (Đáng ra phải còn bao nhiêu hàng) -15 Để tìm ra số chênh lệch (Thiếu hụt bao nhiêu hàng) = -12 Chú ý cần tìm nguyên nhân vì sao lại có sự sai lệch và cần điều chỉnh như thế nào?
Kiểm kê hàng hoá giúp nhận thấy:
Từ đó có thể:
Vấn đề đặt ra là có nên kiểm kê hàng hoá thường xuyên hay không, nên kiểm kê hàng hoá định kỳ theo tuần, tháng hay năm. Đồng thời cũng cần lựa chọn thời điểm kiểm kê (trong giờ làm việc, vào buổi tối sau khi hết khách hay vào chủ nhật/ ngày nghỉ). Quyết định phương thức tốt nhất cho doanh nghiệp
Các bài liên quan
|