Quy định về mẫu văn bản
|
Ngày 05/3/2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Nghị định có hiệu lực lực thi hành ngày 05/3/2020, có nhiều thay đổi về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; quy tắc viết hoa trong văn bản hành chính; viết tắt tên loại, mẫu trình bày văn bản hành chính so với quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004; Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư và Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Sau đây là một số điểm mới quan trọng: 1. Về khổ giấy Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định tất cả các loại văn bản hành chính đều chỉ sử dụng chung khổ giấy A4 (210mm x 297mm). Văn bản được trình bày theo chiều dài của khổ A4. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng. Trước đây, Thông tư 01/2011/TT-BNV quy định, văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm). Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5). 2. Về phông chữ trình bày văn bản Theo quy định của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, kể từ ngày 05/3/2020, văn bản hành chính bắt buộc phải dùng chung phông chữ Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen. Trước đây, Thông tư 01/2011/TT-BNV quy định phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. 3. Về căn cứ ban hành văn bản Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định, căn cứ ban hành văn bản bao gồm văn bản quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và các văn bản quy định nội dung, cơ sở để ban hành văn bản. Căn cứ ban hành văn bản được ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành). Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.). Trước đây, Thông tư 01/2011/TT-BNV quy định tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành chứ không bắt buộc phải có căn cứ ban hành văn bản như theo quy định tại 30/2020/NĐ-CP. 4. Về thành phần thể thức văn bản Nghị định 30, thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính: + Quốc hiệu và Tiêu ngữ.(Trước đây, Thông tư 01/2011/TT-BNV không quy định Tiêu ngữ “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”) + Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. + Số, ký hiệu của văn bản. + Địa danh và thời gian ban hành văn bản. + Tên loại và trích yếu nội dung văn bản. + Nội dung văn bản. + Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền. + Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức. (Trước đây, Thông tư 01/2011/TT-BNV không quy định chữ ký số của cơ quan, tổ chức). + Nơi nhận. Ngoài ra, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác như: phụ lục; dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành; ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành; địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax (trước đây có thêm số Telex). 5. Về số trang văn bản Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định số trang văn bản được đánh bằng chữ số Ả Rập, bắt đầu từ số 1, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất. Trước đây, Thông tư 01/2011/TT-BNV quy định, số trang được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer) bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ nhất. Số trang của phụ lục được đánh số riêng theo từng phụ lục. 6. Về quy ước viết tắt một số loại văn bản So với quy định trước đây tại Thông tư 01/2011/TT-BNV, Nghị định 30 cũng có sự thay đổi về quy ước viết tắt đối một số loại văn bản, cụ thể:
7. Về quy tắc viết hoa * Viết hoa vì phép đặt câu: viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh: sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!) và khi xuống dòng. Trước đây, Thông tư 01/2011/TT-BNV còn quy định viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh sau dấu chấm lửng (…); sau dấu hai chấm (:); sau dấu hai chấm trong ngoặc kép (: “…”); viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của mệnh đề sau dấu chấm phẩy (;) và dấu phẩu (,) khi xuống dòng. * Trường hợp viết hoa đặc biệt: Thủ đô Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh. Trước đây, theo Thông tư 01/2011/TT-BNV thì chỉ có Thủ đô Hà Nội * Danh từ thuộc trường hợp đặc biệt: Nhân dân, Nhà nước. Trước đây Thông tư 01/2011/TT-BNV không quy định viết hoa đối với trường hợp này. * Tên các ngày tết: viết hoa chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên gọi. Ví dụ: tết Nguyên đán, tết Đoan ngọ, tết Trung thu. Viết hoa chữ Tết trong trường hợp thay cho tết Nguyên đán. Trước đây, Thông tư 01/2011/TT-BNV còn quy định viết hoa đối với cả tên các ngày tiết như tiết Lập xuân; tiết Đại hàn. * Trường hợp viện dẫn phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể: viết hoa chữ cái đầu của phần, chương, mục, tiểu mục, điều. Ví dụ: căn cứ điểm a khoản 2 Điều 103 Mục 5 Chương XII Phần I của Bộ luật Hình sự; theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 24 Tiểu mục 1 Mục 1 Chương III của Nghị quyết số 351/2017/UBTVQH14. Trước đây, trường hợp viện dẫn các điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của điều, khoản, điểm. Ví dụ: Điểm a Khoản 2 Điều 103 Mục 5 Chương XII Phần I của Bộ luật Hình sự. * Bỏ quy định về việc viết hoa đối với tên gọi các tôn giáo, giáo phái; tên gọi ngày lễ tôn giáo. * Đối với những trường hợp viết hoa khác, Nghị định 30 tiếp tục kế thừa các quy định tại Thông tư 01/2011/TT-BNV. Huỳnh Đạm (tổng hợp) |
