Sao chép SMART xuống Excel

Nếu bạn tải dữ liệu xuống Excel từ các chương trình khác, một trong những điều đầu tiên bạn nên làm là kiểm tra các ô trống và điền vào nếu cần. Một số ô có thể để trống theo mục đích và nên giữ nguyên như vậy. Nhưng các ô trống khác có thể gây rắc rối, đặc biệt nếu bạn muốn sắp xếp và lọc dữ liệu hoặc tạo PivotTable từ dữ liệu. Chẳng hạn, một cột trong báo cáo chỉ có thể liệt kê danh mục chính một lần cho một nhóm bản ghi, trong khi đó, trong Excel, bạn thường muốn danh mục đó được lặp lại trên mỗi hàng. Dọn dẹp dữ liệu là một bước quan trọng để tạo báo cáo đáng tin cậy trong Excel

Trang tính này là một ví dụ về dữ liệu từ một nguồn khác, không phù hợp hoàn hảo với một bảng tính. Trong một báo cáo, việc lặp lại tên khu vực từ bản ghi này sang bản ghi khác có thể khiến người đọc mất tập trung. Tuy nhiên, trong một trang tính, việc sắp xếp đơn giản theo trường khác với trường tên vùng sẽ nhanh chóng làm mất dữ liệu. Tức là không có cách nào để đính kèm bản ghi vào khu vực của nó

Khi bạn tải xuống dữ liệu hoặc báo cáo mà bạn muốn sắp xếp, lọc hoặc phân tích bằng PivotTable, hãy tiết kiệm thời gian bằng cách điền ngay vào chỗ trống. Mặc dù bạn có thể cân nhắc nhập hoặc sao chép các mục nhập, nhưng điều này có thể rất tốn thời gian, đặc biệt là với các lượt tải xuống dữ liệu lớn

Có một cách nhanh hơn để điền vào các ô trống trong bảng tính Excel bằng một vài thủ thuật đơn giản. Hãy xem xét các bước

Cách điền vào các ô trống trong bảng tính Excel

Chọn ô trống

1. Đầu tiên, chọn phạm vi có chứa khoảng trống bạn cần điền. Chọn Chuyển đến Đặc biệt từ danh sách thả xuống Tìm trong nhóm Chỉnh sửa trên tab Trang chủ.
   -HOẶC-
   Nhấn [Ctrl] + G để Đi tới. Phím chức năng F5 là một cách khác để khởi chạy Chuyển đến. Sau đó, chọn Đặc biệt từ hộp thoại.
2. Tiếp theo, chọn Khoảng trống.
   Mẹo nhanh. Lưu ý các tùy chọn bổ sung bên dưới Chuyển đến Đặc biệt, hữu ích với các hành động khác của Excel, chẳng hạn như chọn các ô chứa công thức.
3. Khi bạn bấm OK, Excel sẽ chọn tất cả các ô trống trong phạm vi đã chọn

Sao chép giá trị từ trên

1. 
   Trong ô trống được chọn đầu tiên (chẳng hạn như A3), hãy nhập dấu bằng và trỏ đến ô bên trên. Vì ô đã được chọn, bạn không cần phải thực sự nhấp vào A3. Đừng nhấn [Enter].
   Đối với bước tiếp theo, chúng ta sẽ nhấn [Ctrl] + [Enter] để nhập giá trị hoặc nội dung nhưng không di chuyển xuống ô tiếp theo. Theo mặc định, khi bạn nhấn [Enter], Excel sẽ di chuyển xuống một hàng.
2. Bây giờ nhấn [Ctrl] + [Enter] và Excel sẽ sao chép công thức tương ứng vào tất cả các ô trống trong phạm vi đã chọn. Phím tắt này có thể được sử dụng như một cách nhanh chóng để điền nhiều ô hoặc sao chép công thức vào một phạm vi khi nó được nhập, thay vì sao chép riêng rẽ sau đó

Tại thời điểm này, phạm vi chứa các giá trị bằng chữ (giá trị ban đầu) và các công thức lặp lại các giá trị bằng chữ đó. Để giữ nguyên dữ liệu được hiển thị, hãy thay thế các công thức bằng kết quả của chúng (các giá trị bằng chữ được lặp lại)

Dán các giá trị trong Excel

1. 
   Chọn toàn bộ phạm vi cột và sao chép bằng bất kỳ kỹ thuật nào bạn thích. Ví dụ: phím tắt Excel [Ctrl] + C để sao chép
2. Nhấp chuột phải vào lựa chọn và chọn Dán Giá trị từ trình đơn phím tắt hoặc chọn Dán Giá trị từ danh sách thả xuống Dán trong nhóm Clipboard trên tab Trang chủ. Bạn cũng có thể tìm các Giá trị Dán từ tùy chọn menu Dán Đặc biệt
3. Với Paste Values, bạn chỉ cần thay thế các công thức bằng các giá trị bằng chữ

Hãy cẩn thận nếu phạm vi chứa công thức trước quá trình. Bạn không muốn ghi đè lên những công thức đó, chỉ những công thức bạn đã thêm vào để điền vào các ô trống. Kỹ thuật này sẽ không hoạt động với mọi trang tính chứa các ô trống nhưng là cách nhanh chóng và dễ dàng để lặp lại dữ liệu hiện có và cập nhật nhanh chóng dữ liệu đã tải xuống để bạn có thể hoàn thành công việc của mình nhanh hơn và dễ dàng hơn trong Excel

Sau khi bạn hài lòng rằng nó đúng, hãy đặt con trỏ chuột của bạn ở góc dưới bên phải của ô. Bạn sẽ biết mình đã đánh trúng khi con trỏ chuyển thành dấu cộng. Nhấp vào dấu cộng và kéo nó xuống, lấp đầy các ô bằng một bản sao của công thức ban đầu

Lựa chọn 2. Bấm đúp vào dấu cộng

Nếu bạn muốn sao chép công thức xuống một báo cáo bốn trăm dòng thì sao?

Thay vào đó, bạn có thể thực hiện cùng một bản sao bằng cách nhấp đúp thay vì kéo. Thiết lập công thức của bạn ở ô trên cùng, đặt chuột ở góc dưới bên phải của ô cho đến khi bạn nhìn thấy dấu cộng và nhấp đúp vào

Lưu ý rằng tùy chọn này có thể sao chép công thức xuống dưới khi Excel tìm thấy dữ liệu ở bên trái. Nếu bạn có tiêu đề hàng hoặc dữ liệu khác tại chỗ, Excel sẽ tiếp tục sao chép công thức. Quá trình điền dừng khi Excel thấy rằng bạn không có tiêu đề hoặc dữ liệu nào ở bên trái

Tùy chọn 3. Sao chép và dán

Nếu bạn muốn sao chép công thức nhưng không sao chép định dạng thì sao?

Bạn luôn có thể sử dụng phương pháp sao chép và dán tốt

1. Thiết lập công thức của bạn trong ô trên cùng
2. Nhấn Control + C hoặc nhấp vào nút “Sao chép” trên dải băng “Trang chủ”
3. Chọn tất cả các ô mà bạn muốn sao chép công thức. Bạn có thể chọn các ô bằng cách kéo chuột hoặc sử dụng phím tắt
4. Nhấn Control + V hoặc nhấp vào nút “Dán” trên dải băng “Trang chủ”. Để có thêm tùy chọn dán, hãy nhấp vào mũi tên bên dưới nút “Dán”

Theo dõi Tam giác cảnh báo xanh

Bạn nên làm gì nếu sau khi sao chép công thức, bạn thấy một hình tam giác màu lục ở góc trên bên trái của một ô?

Điều này chỉ ra một lỗi có thể xảy ra trong công thức. Trong ví dụ này, công thức đúng đã được sao chép sang các ô xung quanh chứ không phải vào ô này, dẫn đến một công thức khác với các ô lân cận. Excel ghi nhận điều này và đánh dấu nó để xem xét. Bạn có thể sửa bằng cách copy lại công thức đúng vào ô này hoặc sửa trên thanh công thức

Nếu không, hãy nhấp vào dấu chấm than cho các tùy chọn khác

Bước tiếp theo

Một trong những điểm mạnh của Excel là nó cung cấp cho bạn nhiều cách để thực hiện cùng một tác vụ, để bạn chọn cách thuận tiện nhất. Điều này đúng với việc sao chép công thức xuống. Bài đăng này hiển thị ba tùy chọn để sao chép công thức xuống một cột, nhưng khi bạn tiếp tục làm việc trong Excel, bạn sẽ tìm thấy các cách khác để thực hiện điều tương tự, chẳng hạn như thông qua bảng hoặc thông qua các tên dãy đặc biệt