Share file Word cho nhiều người cùng chỉnh sửa

Microsoft Office đã nâng cao tính năng cộng tác của họ để có thể cho phép nhiều người sáng tạo cùng nhau làm việc trên tài liệu. Nó cho phép người dùng chia sẻ một tệp trong OneDrive và xem ai đang làm việc trên nó, và thậm chí có một liên kết để gửi cho người khác để truy cập tài liệu dễ dàng hơn.

Cộng tác là thành phần quan trọng trong việc tạo tài liệu tốt trong nhiều môi trường làm việc. Không giống như hầu hết các chức năng khác trong Microsoft Word , các công cụ cộng tác hơi khó sử dụng. Tuy nhiên, tính năng tuyệt vời này cho phép người dùng xem những thay đổi mà người khác đã thực hiện đối với tài liệu trong thời gian thực.

Cộng tác & Chia sẻ tài liệu trong Microsoft Word

Hãy để chúng tôi xem cách bạn có thể cộng tác, chỉnh sửa, đồng tác giả & chia sẻ tài liệu Microsoft Word.

1] Trước khi thiết lập tệp của bạn để chia sẻ, bạn cần đảm bảo rằng bạn có một thư mục chung trong tài khoản OneDrive của mình. Mặt khác, bạn có thể sử dụng thư mục “ Public ” tồn tại cho bạn theo mặc định.

2] Nếu bạn muốn tài khoản của riêng mình, hãy mở từ và nhấp vào File Tùy chọn. Từ menu File, bạn cần phải bấm vào Save As và sau đó Thêm một P ren . `thêm địa điểm` sẽ cung cấp cho bạn các tùy chọn của các dịch vụ bạn có thể muốn sử dụng, như SharePoint hoặc OneDrive.

3] Hoàn thành màn hình `Đăng nhập` xuất hiện cho tùy chọn bạn chọn. Khi bạn đã hoàn tất, vị trí mới sẽ xuất hiện trên tùy chọn Lưu dưới dạng của Word. Sau khi lưu, bạn có thể chia sẻ tệp bằng cách nhấp vào tùy chọn Tệp và sau đó chọn tùy chọn Chia sẻ và bạn chọn tùy chọn Chia sẻ với mọi người hoặc Tôi nvite People .

4] Để mời và chia sẻ tệp, bạn sẽ phải nhập và thêm địa chỉ email của những người bạn muốn chia sẻ và sau đó gửi cho họ liên kết tới tệp của bạn. Điều này sẽ xảy ra khi bạn nhấp vào tùy chọn Chia sẻ và chọn `Nhận liên kết chia sẻ`. Sau khi nhập địa chỉ email, bạn có thể chọn nếu bạn muốn đồng nghiệp chỉnh sửa tệp hoặc chỉ xem nó.

5] Nếu bạn chọn tùy chọn Chỉnh sửa , bạn đang cho đồng nghiệp của bạn quyền chỉnh sửa tài liệu của bạn. Bạn và những người bạn đã chia sẻ tệp có thể vừa thực hiện thay đổi đối với tệp. Tuy nhiên, trong tùy chọn Xem , bên kia không thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào, bảo vệ tệp của bạn.

Cửa sổ bật lên sẽ cho biết ai đó đang chỉnh sửa tài liệu của bạn và phần được đánh dấu sẽ hiển thị những thay đổi mà người khác đã thực hiện tệp của bạn.

Bạn có thể xóa mọi người bằng cách nhấp chuột phải vào tên của người dùng và chọn tùy chọn `Xóa người dùng`. Nếu bạn cho phép đồng nghiệp thay đổi tệp và sau đó thay đổi ý định, bạn có thể thay đổi quyền cho nhân viên đó. Nhấp chuột phải vào tên của nhân viên trong tóm tắt và chọn “Thay đổi quyền để có thể xem”. Bạn cũng có thể làm theo cách khác, cho phép một nhân viên thay đổi tập tin sau khi cho phép họ xem nó.

Khi bạn chia sẻ xong, bạn chỉ cần nhấp vào `X` ở góc trên cùng bên phải của màn hình .

Nguồn : Office.com.

Google Drive giúp bạn chia sẻ tài liệu của mình một cách dễ dàng hơn. Nó cũng cho phép nhiều người đồng thời chỉnh sửa một file trong cùng một thời điểm. Xem video dưới đây để biết thêm chi tiết:

Chia sẻ files

Bất cứ khi nào bạn chia sẻ một file từ Google Drive, bạn có thể cho phép người khác xem hoặc thậm chí chỉnh sửa file đó. Trong khi bạn có thể chia sẻ các file được lưu trong Google Drive của mình, thì điều quan trọng cần nhớ là, bạn chỉ có thể thực hiện tính năng cộng tác cho những files được tạo ra trong phạm vi Drive của bạn

Hãy cùng xem ví dụ của Olenna, một giáo viên. Cô ấy sử dụng Google Drive của mình để tổ chức và lên kế hoạch như sau. Các file của Olenna bao gồm:

• File ở chế độ riêng tư: ví dụ như là trang tính quỹ lớp
• File cho người khác quyền chỉnh sửa: ví dụ như là tài liệu về kế hoạch bài học của cô ấy làm cùng với cô giáo khác
• File chia sẻ ở chế độ công khai và không trao quyền chỉnh sửa: ví dụ như các thông báo được chia sẻ với học sinh và phụ huynh
• Các file được chia sẻ với cô ấy: bao gồm các file mà cô ấy có thể chỉnh sửa và không thể chỉnh sửa (ví dụ như là lịch trình mà ban giám hiệu gửi tới cô ấy)

Bạn có thể thấy rằng, không có cài đặt chung nào có thể áp dụng cho tất cả các file của Olenna. Phần cài đặt cho mỗi file mà bạn chia sẻ có thể phụ thuộc vào lý do khiến bạn chia sẻ nó.

Khi chia sẻ một file vào trong group với số lượng người giới hạn, các cộng tác viên của bạn sẽ phải đăng nhập vào tài khoản Google để có thể xem và chỉnh sửa chúng. Tuy nhiên, khi chia sẻ với một nhóm lớn hơn hoặc chia sẻ công khai, thì người xem không cần phải đăng nhập vào tài khoản Google.

Chia sẻ file với nhóm ít người

1.Lựa chọn file bạn muốn chia sẻ và nhấn chọn nút “Share”

2.Một hộp thoại xuất hiện. Trong hộp “People”, gõ tên địa chỉ mail của người bạn muốn chia sẻ. Nếu muốn, bạn có thể thêm một lời nhắn, cái này cũng sẽ được gửi đến cho người đó.

3.Chọn “Send”. File của bạn đã được chia sẻ

Để kiểm soát file hơn, bạn có thể lựa chọn mũi tên chỉ xuống để quyết định xem ai là người có thể chỉnh sửa, bình luận hay xem chúng.

Chia sẻ đường link

Bạn có thể dễ dàng chia sẻ file với một nhóm rộng hơn bằng cách cung cấp một đường link chỉ tới file đó trong Google Drive của bạn. Đường link này cơ bản là một URL hay một địa chỉ web cho bất kì file nào bạn muốn chia sẻ. Nó đặc biệt hữu ích khi file quá nặng đến nỗi không thể  đính kèm trong mail như các file nhạc hay video. Bạn cũng có thể chia sẻ đường link này bằng cách đăng lên một trang web công khai. Bất kì ai nhấp vào link này sẽ được chỉ tới file đích.

Để chia sẻ một đường link

1.Chọn file bạn muốn chia sẻ và chọn nút “Share”

2.Một hộp thoại xuất hiện. Chọn “Get shareable link”

3.Một đường link sẽ được sao chép vào web clipboard của bạn. Bây giờ, bạn có thể dán đường link này vào mail hoặc trên Web để chia sẻ file của mình. Khi hoàn thành, chọn “Done”.

Các files được chia sẻ với bạn

Mọi người cũng có thể chia sẻ file với bạn. Các file này sẽ xuất hiện trong thư mục “Được chia sẻ với tôi” (Shared with me). Tuy nhiên, nếu như bạn muốn truy cập vào file này từ Googe Drive của mình thì bạn có thể di chuyển nó. Để làm điều này, đi đến thư mục “Được chia sẻ với tôi” di chuyển chuột đến file cần tìm và chọn Thêm vào Drive của tôi (Add to My Drive).

Công cụ cộng tác (Collaboration tools)

Bất cứ khi nào bạn chia sẻ một file ở định dạng Google Drive, bạn cũng có thể cho  phép người khác thay đổi và chỉnh sửa chúng. Google Drive có rất nhiều công cụ giúp cải tiến tính năng làm việc cùng lúc, khiến cho bạn dễ dàng giao tiếp với người cùng chỉnh sửa với mình và xem những thay đổi đó như thế nào và được làm bởi ai.

Nhấn vào các phần trong giao diện dưới đây để hiểu thêm về các tính năng cộng tác trong Google Drive

Chế độ gợi ý (Suggesting mode)

Google Drive gần đây có thêm tính năng Chế độ gợi ý, giống như tính năng Theo dõi thay đổi (Track Changes) trong Microsoft Office. Điều này cho phép trước khi mỗi người thực hiện chỉnh sửa thì người khác sẽ cơ hội xem xét các thay đổi đó trước khi nó được thay đổi vĩnh viễn.

Xem video dưới đây từ Google để hiểu hơn về Chế độ gợi ý, cũng như là các tips khác về cộng tác trên cùng một file.

Thử thách !

1. Mở file ví dụ . Chắc chắn rằng bạn đã đăng ký tài khoản Google, sau đó chọn “File-> Make a copy”
2. Chuyển sang chế độ gợi ý
3. Chọn 3 dòng đầu của bức thư và căn giữa.
4. Chọn tên Melissa Vaughn và thêm vào một bình luận là: Double check the spelling (Kiểm tra lại chính tả)
5. Khi hoàn thành, tài liệu của bạn sẽ trông giống như sau:

6. Tùy chọn: Thử chia sẻ tài liệu của bạn với một ai đó.

Học Excel ở đâu tốt nhất?

Xem thêm: Cách upload file lên google drive Cực Đơn Giản