Lean sigma là gì

5. Kiểm soát – Control (C): Mục tiêu của bước Kiểm Soát là thiết lập các thông số đo lường chuẩn để duy trì kết quả và khắc phục các vấn đề khi cần, bao gồm cả các vấn đề của hệ thống đo lường. Bước này bao gồm:

Với tỷ lệ khuyết tật giảm đáng kể, công ty có thể loại bỏ những lãng phí về nguyên vật liệu và việc sử dụng nhân công kém hiệu quả liên quan đến khuyết tật. Điều này sẽ giảm bớt chi phí hàng bán trên từng đơn vị sản phẩm và vì thế gia tăng đáng kể lợi nhuận (gộp) của công ty hoặc cho phép công ty bán sản phẩm với giá thấp hơn và mang lại doanh thu cao hơn nhờ bán được nhiều hơn.

Ví dụ, nếu một công ty có tỷ lệ hàng khuyết tật không thể tái chế là 6%, chi phí nguyên vật liệu là 60%, chi phí nhân công là 10% của doanh thu, lãi gộp là 20%, một phân tích đơn giản có thể cho thấy hiệu quả từ việc giảm khuyết tật có tác động cải thiện đáng kể cho chỉ số lãi gộp như sau:

b) Chi phí quản lý giảm

Với tỷ lệ khuyết tật giảm đáng kể, và việc thực hiện các cải tiến qui trình theo đó các khuyết tật tương tự không tái diễn, công ty có thể giảm bớt lượng thời gian mà ban quản lý trung và cao cấp dành để giải quyết các vấn đề phát sinh do tỷ lệ khuyết tật cao. Điều này cũng giúp cấp quản lý có nhiều thời gian cho các hoạt động mang lại giá trị cao hơn.

c) Sự hài lòng của khách hàng gia tăng

Nhiều doanh nghiệp tư nhân ở Việt Nam gặp phải những vấn đề tái diễn liên quan đến việc sản phẩm không đáp ứng được các yêu cầu về quy cách kỹ thuật từ phía khách hàng khiến khách hàng không hài lòng mà đôi khi hủy bỏ đơn đặt hàng. Bằng cách làm giảm đáng kể tỷ lệ lỗi, công ty sẽ có thể luôn cung cấp sản phẩm đến tay khách hàng đáp ứng hoàn toàn các thông số kỹ thuật được yêu cầu và vì thế làm tăng sự hài lòng của khách hàng.

Sự hài lòng của khách hàng gia tăng giúp giảm thiểu rủi ro bị chấm dứt đơn đặt hàng từ phía khách hàng đồng thời gia tăng khả năng là khách hàng sẽ đặt những đơn hàng lớn hơn. Điều này đồng nghĩa với việc mang lại doanh thu cao hơn đáng kể cho công ty.

Hơn nữa, chi phí cho việc tìm được khách hàng mới khá cao nên các công ty có tỷ lệ thất thoát khách hàng thấp sẽ giảm bớt chi phí bán hàng và tiếp thị vốn là một phần của tổng doanh thu bán hàng.

d) Thời gian chu trình giảm

Càng mất nhiều thời gian để xử lý nguyên vật liệu và thành phẩm trong quy trình sản xuất thì chi phí sản xuất càng cao, một khi hàng tồn chậm bán cần được di dời, lưu giữ, đếm, tìm lại và chịu nhiều rủi ro hơn về hư hỏng hay không còn đáp ứng được các thông số yêu cầu. Tuy nhiên, với Six Sigma, có ít vấn đề nảy sinh hơn trong quá trình sản xuất, có nghĩa là quy trình có thể luôn được hoàn tất nhanh hơn và vì vậy chi phí sản xuất, đặc biệt là chi phí nhân công trên từng đơn vị sản phẩm làm ra, sẽ thấp hơn. Bên cạnh việc giảm chi phí sản xuất, thời gian luân chuyển trong quy trình nhanh hơn là một ưu thế bán hàng đối với những khách hàng mong muốn sản phẩm được phân phối một cách nhanh chóng.

e) Giao hàng đúng hẹn

Một vấn đề thường gặp đối với nhiều doanh nghiệp sản xuất tưnhân Việt Nam đó là có tỷ lệ giao hàng trễ rất cao. Những dao động có thể được loại trừtrong một dự án Six Sigma có thể bao gồm các dao động trong thời gian giao hàng. Vì vậy, Six Sigma có thể được vận dụng để giúp đảm bảo việc giao hàng đúng hẹn một cách đều đặn.

g) Dễ dàng hơn cho việc mở rộng sản xuất

Một công ty với sự quan tâm cao độ về cải tiến quy trình và loại trừ các nguồn gây khuyết tật sẽ có được sự hiểu biết sâu sắc hơn về những tác nhân tiềm tàng cho các vấn đề trong các dự án mở rộng quy mô sản xuất cũng như những hệ thống thích hợp cho việc đo lường và xác định nguồn gốc của những vấn đề này. Vì vậy các vấn đề ít có khả năng xảy ra khi công ty mở rộng sản xuất, và nếu có xảy ra thì cũng sẽ nhanh chóng được giải quyết.

h) Kỳ vọng cao hơn

Việc nhắm đến tỷ lệ 3,4 lỗi phần triệu khả năng cho phép công ty thiết lập những kỳ vọng cao hơn. Tự thiết lập những kỳ vọng cao hơn có thể hướng công ty đến những thành tích cao hơn nhờ giúp giảm bớt sự tự mãn. Hơn nữa, các chương trình Six Sigma giới thiệu rất nhiều hệ thống đo lường mới giúp công ty phát hiện và kiểm soát những vấn đề tái diễn và vì vậy tạo ra ý thức cấp bách trong việc giải quyết các vấn đề này.

4) Kết hợp Lean với 6-Sigma

Nhằm tối đa hóa hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, hiện nay đang có nhiều doanh nghiệp kết hợp Lean với 6-Sigma theo cách thức hay phương pháp có tên gọi là Lean 6-Sigma. Phương pháp này cung cấp cho doanh nghiệp một cấu trúc và bộ công cụ phong phú hơn để giải quyết vấn đề, đặc biệt với những vần đề mà giải pháp còn mới mẻ và chưa từng được thực hiện qua lần nào.

Khi mục tiêu là thiết kế quy trình, tổ chức mặt bằng xưởng, giảm lãng phí đồng thời cách thức đạt được mục tiêu đã được biết trước, các công cụ và phương pháp của Lean sẽ được đề nghị. Trái lại, để cải thiện những vấn đề vốn chưa có giải pháp thì 6-Sigma nên được vận dụng. Vì hệ thống cải tiến toàn diện bao gồm cả những dự án với những giải pháp biết trước do đã từng được thực hiện qua, hoặc có những giải pháp chưa hề được biết. Vì thế cả 6-Sigma và Lean sẽ đều có chỗ đứng trong mô hình quản trị tích hợp này.

Mô hình quản lý tích hợp giữa Lean và 6 Sigma được đề xuất như một cách tiếp cận mới linh hoạt hơn cho các doanh nghiệp. Chúng ta sẽ không đi sâu vào phân tích các khía cạnh kỹ thuật của mô hình quản lý này, mà chủ yếu nêu ra các lợi ích mà mỗi mô hình có thể đem lại. Ở góc độ quản lý doanh nghiệp thì lợi ích cuối cùng là quan trọng nhất khi có thể kết hợp hài hòa các lợi ích của hai phương pháp này với nhau.

5) Mục đích mô hình tích hợp Lean và 6 Sigma

Mục đích của mô hình Lean-6 sigma: Tiết kiệm chi phí, tối ưu hóa sử dụng nguồn lực nhằm quản lý sản xuất hiệu quả, đảm bảo chất lượng sản phẩm hay dịch vụ cung cấp luôn là mục tiêu phấn đấu của các doanh nghiệp.

Với mô hình Lean, hay sản xuất tinh gọn đã trình bày, mục đích chính là tạo ra sản phẩm với ít chi phí nhất, giao hàng trong thời gian nhanh nhất, giúp cho doanh nghiệp tăng cao khả năng cạnh tranh và tăng lợi nhuận. Tuy nhiên khía cạnh chất lượng của sản phẩm và dịch vụ để thỏa mãn tốt nhất khách hàng là vấn đề cần phải quan tâm. Thực tế cho thấy ứng dụng Lean thường xảy ra hiện tượng sai biệt (không đồng nhất) về chất lượng sản phẩm trong quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ, đòi hỏi có biện pháp kiểm soát tốt hơn.

Với các doanh nghiệp có sự hỗ trợ tốt nhờ công nghệ hiện đại chẳng hạn như tự động hóa, có thể khắc phục được vấn đề còn tồn tại của Lean, nhưng vẫn cần có sự kiểm soát quá trình. Chính vì thế, việc kết hợp Lean với mô hình 6 Sigma có thể giúp cung cấp cho doanh nghiệp một phương thức kiểm soát quá trình chặt chẽ hơn, nhờ đó ổn định và giảm sự biến đổi về chất lượng của sản phẩm và dịch vụ cung cấp.

6) Nội dung mô hình tích hợp Lean – 6 Sigma

Khi tích hợp với nhau, mô hình Lean – 6 Sigma (LSS) bổ sung cho nhau các triết lý cơ bản, các phương pháp, quá trình triển khai và công cụ thực hiện.

Khung thực hiện của LSS là 6 Sigma, những cách tiếp cận theo Lean được sử dụng. Đặc biệt trong việc thiết lập các mục tiêu và phương pháp triển khai dự án cải tiến.

Việc kết hợp này cũng giúp tăng tốc và giảm thiểu lãng phí tối đa khi quá trình ổn định với mức biến đổi nhỏ.

Các công cụ và phương pháp cơ bản để khai mô hình tích hợp Lean – 6 Sigma ngoài PDCA và DMAIC, còn có: 5S, Kaizen, JIT, Tự động hóa, Chuỗi hoạt động giá trị, Sự tham gia của tất cả mọi người, Hệ thống sản xuất Kéo (Pull System)… trong Lean; và Nhóm dự án, Chi phí kém chất lượng COPQ (Cost of Poor Quality),  Giảm thiểu Biến đổi, Phân hạng Đai (Belt System), Giải thưởng… trong 6 Sigma.

Thực tế ứng dụng cho thấy cách tiếp cận theo Lean và 6 Sigma kết hợp cùng nhau tạo thành một chiến lược quản lý rất hiệu quả. Nó trở thành một phương pháp quản lý “mới” nhằm giảm thiểu chi phí, nâng cao chất lượng các quá trình và giảm sự biến đổi của sản phẩm cũng như dịch vụ cung cấp hiệu quả hơn. Tùy từng doanh nghiệp khác nhau, mỗi mô hình, công cụ và phương pháp kỹ thuật cụ thể cần được lựa chọn để kết hợp với nhau sao cho phù hợp với điều kiện thực tế của doanh nghiệp nhất.

Mục đích cuối cùng của tất cả các mô hình riêng lẻ hay tích hợp là để giúp doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu của khách hàng một cách tốt nhất, và sinh lợi nhiều nhất.