Phương pháp tiếp cận thu thập thông tin là gì

Trong môi trường cạnh tranh không ngừng, một người có nhiều kỹ năng mềm thiết yếu, ngoài những yêu cầu căn bản nghề nghiệp, là người sẽ nắm giữ chìa khóa thành công dễ dàng hơn. Kỹ năng thu thập và xử lý thông tin là một trong những kỹ năng quan trọng mà chúng ta cần phải biết. Vì thế, các bạn cần đọc ngay bài viết này của Edumall.vn. Đặc biệt là các bạn sinh viên năm 3, 4, để cùng nhau tìm hiểu về kỹ năng này nhé!

Kỹ năng thu thập và xử lý thông tin là một kỹ năng mềm quan trọng

Kỹ năng thu thập và xử lý thông tin là gì?

Trước khi tìm hiểu kỹ năng thu thập và xử lý thông tin, chúng ta cùng đi qua hai định nghĩa cơ bản: Thu thập và xử lý.

Thu thập thông tin là gì?

Thu thập thông tin là quá trình xác định được nhu cầu thông tin phù hợp với nhu cầu người dùng. Sau đó, tập hợp lại tương ứng với tiêu chuẩn đã đề ra và đáp ứng những mục tiêu nhất định.

Xử lý thông tin là gì?

Xử lý thông tin là một quá trình bao gồm tổng hợp nhiều phương pháp và kỹ năng để đưa ra kết quả theo những tiêu chí đề ra. Quá trình xử lý thông tin giúp cho người sử dụng dữ liệu này xác định được nguyên nhân vấn đề và từ đó tìm được hướng giải quyết. 

Ngoài ra, xử lý thông tin giúp cho việc nhìn nhận vấn đề bao quát, toàn diện và thực tế thông qua số liệu, nội dung… được xử lý.  

Quá trình thu thập và xử lý thông tin là một quá trình kết hợp đồng thời hai khái niệm cơ bản vừa được đề cập ở trên. Kỹ năng này cần được rèn luyện liên tục trong khoảng thời gian dài. Điều đó giúp cho người dùng thêm phần nhạy bén, linh hoạt, kỹ lưỡng trong việc lựa chọn và phân tích nguồn dữ liệu khổng lồ của con người.

Quy trình thu thập thông tin

Để cho quy trình thu thập và xử lý thông tin đạt hiệu quả thì điều kiện tiên quyết là nguồn thông tin được thu thập phải chất lượng, đảm bảo, phù hợp với những nội dung cần phải lấy thông tin.

Thu thập là bước đầu tiên trong quá trình thu thập và xử lý thông tin

Các bước của quy trình thu thập thông tin

Quy trình thu thập thông tin bao gồm 3 bước cơ bản sau:

• Thứ nhất, người thu thập thông tin phải xác định việc đảm bảo thông tin của cơ quan, tổ chức là yếu tố đặt lên hàng đầu trong quá trình thu thập. Một số câu hỏi cần đặt ra trước khi thu thập thông tin: Vấn đề đang giải quyết bao gồm những thông tin gì? Thông tin hiện có còn thiếu những nội dung so với những thông tin cần cung cấp gì? Những thông tin quan trọng nhất để xử lý vấn đề là những thông tin nào? 
• Thứ hai, xác định các kênh và nguồn thông tin cần thu thập. Thông tin bao gồm hai loại: Thông tin sơ cấp và thông tin thứ cấp. Thông tin sơ cấp là nguồn thông tin mới, được thu thập qua những kỹ năng, phương pháp nhất định. Thông tin thứ cấp là nguồn thông tin có sẵn, được cung cấp thông qua những chủ thể khác. 
• Thứ ba, quy trình thu thập thông tin cần thực hiện đúng 4 bước: Xác định thông tin cần thu thập để giải quyết vấn đề; Xem xét đối với vấn đề đó thì hồ sơ, tài liệu, văn bản nào có thông tin này; Xác định hồ sơ, tài liệu, văn bản được lưu trữ và quản lý ở đâu; Tiếp cận hồ sơ, tài liệu, văn bản và xác định những thông tin cần thiết phục vụ quá trình giải quyết công việc.

Lưu ý

Để đảm bảo tính chính xác của nguồn thông tin được thu thập, bạn nên lựa chọn những nguồn thông tin uy tín.

Đối với việc thu thập và xử lý thông tin thông qua mạng Internet, có thể tiến hành theo các bước:

• Xác định chuyên đề của thông tin bằng một từ khóa cụ thể. 
• Chọn công cụ tìm kiếm 
• Tra từ khóa vào công cụ tìm kiếm để có được nhiều website có tư liệu liên quan. 
• Lướt website và lấy ra những dữ liệu cần thiết. 
• Xử lý, sắp xếp có hệ thống các dữ liệu để hình thành những thông tin liên quan. 

Quy trình xử lý thông tin

Quy trình thu thập và xử lý thông tin là một quy trình khép kín. Sau khi thông tin được thu thập, xử lý là một giai đoạn cực kì quan trọng. Giai đoạn này thể hiện chất lượng và giá trị của thông tin sau khi được thu thập.

Xử lý thông tin sau khi thu thập

Quy trình xử lý thông tin

Thông tin cần phải được xử lý kịp thời, nhanh chóng qua 5 bước chính:

• Thứ nhất, nhanh chóng xác định thông tin đã thu nhận được để phân loại, sắp xếp thông tin. 
• Thứ hai, kết hợp những thông tin vừa thu nhận được với những thông tin đã có sẵn đó từ các nguồn khác nhau để có cơ sở giải quyết vấn đề. 
• Thứ ba, xác định đối tượng tiếp nhận để đưa ra các phương án giải quyết phù hợp nếu có vấn đề phát sinh.
• Thứ tư, bổ sung những thông tin cần thiết thông qua việc trao đổi nếu cần.
• Thứ năm, đưa ra cách giải quyết, câu trả lời, quyết định cho trường hợp, tình huống cần giải quyết.

Nguyên tắc khi xử lý thông tin

Việc thu thập và xử lý thông tin trong quản lý cần được áp dụng theo những quy trình chuẩn mực:

• Tập hợp và hệ thống hóa thông tin theo từng thư mục nhất định.
• Phân tích và kiểm tra độ chính xác của thông tin, tính hợp lý của số liệu và tài liệu.
• Cung cấp và phổ biến thông tin tới những đối tượng phù hợp sau khi xử lý.
• Bảo quản và lưu trữ thông tin.

Ngoài ra, quy trình xử lý thông tin cần đảm bảo các nguyên tắc:

• Đảm bảo chất lượng nguồn thông tin.
• Chọn lọc thông tin chính thống.
• Loại bỏ các yếu tố nhiễu, ảnh hưởng đến chất lượng thông tin.

Để giúp các bạn hiểu hơn về kỹ năng này, việc lọc dữ liệu để tư vấn sản phẩm cho khách hàng là một ví dụ về thu thập và xử lý thông tin. Mỗi công ty sẽ có một nhóm đối tượng khách hàng khác nhau. Cùng một dữ liệu nhưng không phải lúc nào cũng sẽ được sử dụng hết. 

Ví dụ, các khóa học IELTS hay TOEIC sẽ phục vụ đối tượng với nhu cầu khác nhau. Từ nguồn dữ liệu thu thập, thông tin sẽ được sàng lọc để các telesales gọi điện liên lạc và tư vấn.

Tìm hiểu thêm về các khóa phát triển kỹ năng văn phòng tại Edumall để nâng cao kỹ năng làm việc nhé!

Những khó khăn có thể gặp phải 

Quá trình thu thập và xử lý có thể gặp một số khó khăn

Quá trình thu thập và xử lý thông tin có thể gặp tình trạng quá tải hay khan hiếm. Sự quá tải này ảnh hưởng đến việc xử lý thông tin sau khi thu thập. Hay, một số quy trình gặp phải tình trạng khan hiếm thông tin, thường là các nội dung học thuật.

Việc thu thập và xử lý thông tin sẽ gặp vấn đề khi không có phương pháp và kỹ năng phù hợp với từng loại thông tin. Nếu người tiếp nhận xử lý không có đủ năng lực, kết quả sau xử lý sẽ không hiệu quả.

Để có thể rèn luyện kỹ năng thu thập và phân tích, các bạn có thể đăng ký ngay khóa học trực tuyến của Edumall.vn nhé!

LỜI NÓI ĐẦU Trong việc điều tra xã hội học có nhiều phương pháp giúp người thu thập thông tin có được một cách nhìn toàn diện nhất về cuộc điều tra của mình tuy nhiên trong đó có 2 phương pháp phổ biến nhất và đem lại kết quả khá chính xác, có độ tin cậy cao đó là : phương pháp phỏng vấn và phương pháp ankét. Sau đây ta sẽ tìm hiểu nội dung chi tiết của 2 phương pháp trên.NỘI DUNGI. Phương pháp phỏng vấn 1.. Thực chất của phương pháp phỏng vấn. Phỏng vấn là cuộc nói chuyện được tiến hành theo một kế hoạch nhất định thông qua cách thức hỏi- đáp trực tiếp giữa người phỏng vấn và người cung cấp thông tin dựa theo một bảng câu hỏi ( phiếu điều tra được chuẩn bị trước ) trong đó người phỏng vấn nêu các câu hỏi cho đối tượng cần khảo sát, lắng nghe ý kiến trả lời và ghi nhận kết quả vào phiếu điều tra. 2. Các loại phỏng vấn. a. Phỏng vấn tiêu chuẩn hóa và phỏng vấn không tiêu chuẩn hóa. - Phỏng vấn tiêu chuẩn hóa là cuộc phỏng vấn diễn ra theo một trình tự nhất định với cùng một nội dung được vạch sẵn như nhau cho mọi người. Người phỏng vấn tiến hành thu thập thông tin theo bảng hỏi. Trình tự hỏi đáp phải tuân thủ nghiêm ngặt theo trình tự của bảng hỏi. Người phỏng vấn không được tùy tiện thay đổi nội dung hay trình tự, không có quyền đưa thêm câu hỏi hay gợi ý phương pháp trả lời. Cuộc phỏng vấn rất tiện xử lý trên máy tính, đặc điểm của phỏng vấn này là tính chất gò bó, khô khan và cứng nhắc của nó . - Phỏng vấn không tiêu chuẩn hóa ( phỏng vấn tự do ) là cuộc đối thoại tự do được tiến hành theo một chủ đề được vạch sẵn. Người phỏng vấn tùy theo tình huống cụ thể có thể tùy tiện sử dụng các câu hỏi không nhất thiết phải tuân 1theo một trình tự nào, có thể đưa ra nhận xét của mình, trao đổi ý kiến kiến qua lại nhằm thu thập được những thông tin mong muốn. b. Phỏng vấn thường và phỏng vấn sâu - Phỏng vấn thường được thực hiện trên quy mô rộng với nhiều lọa đối tượng trả lời. - Phỏng vấn sâu là cuộc phỏng vấn lấy ý kiến chuyên gia hoặc đi sâu vào tìm hiểu một vấn đề kinh tế, chính trị, hay xã hội phức tạp nào đó. Yêu cầu đối với người tiến hành phỏng vấn sâu là phải có kinh nghiệm, trình độ học vấn cao,và am hiểu sâu sắc vấn đề cần nghiên cứu, thành thạo nghề. Để đảm bảo thành công của cuộc phỏng vấn cần chú ý đến các nguyên tắc : Thứ nhất, nghệ thuật đặt câu hỏi tại sao. Trong thực tế ở bất kỳ cuộc phỏng vấn nào nếu nhà nghiên cứu chỉ lắng nghe thụ động thì câu trả lời của người được phỏng vấn rất dễ lan man. Để khắc phục tình trạng trên cần đảm bảo các yêu cầu:- Các khía cạnh được đưa ra để hỏi phải được sắp xếp một cách trật tự rõ ràng, chính xác.- Nội dung câu hỏi phải cụ thể, hiểu theo một nghĩa, tránh những câu hỏi mập mờ.- Đặt các câu hỏi phải vô tư tế nhị, tránh dẫn dắt người trả lời theo ý muốn chủ quan của mình.- Chỉ nên hỏi từng câu hỏi một và phải luôn chú ý đến những manh mối đã được nói ra hay bị che dấu. Thứ hai, nghệ thuật lắng nghe. Đây là một nghệ thuật, nó phải được rèn luyện và phát triển qua thực tiễn. Việc lắng nghe một cách chủ động và sáng tạo đòi hỏi phải có sự nhạy cảm cao trong tư duy, kết hợ giữa trực giác và cảm giác một cách chính xác. Khi lắng nghe cần chú ý mấy điểm sau :- Chủ động thể hiện sự đồng cảm với người nói, tỏ ra chăm chú, biểu thị khả năng có thể thấu hiểu được những ý nghĩ và hành động của người nói.2- Phải biết suy luận, chắt lọc và tìm hiểu những chỉ báo về những gì người nói còn băn khoăn, lo lăng hoặc những gì mà người nói đã tin tưởng và khẳng định- Người phỏng vấn phải hiểu được ý nghĩa của từng chi tiết khi người trả lời do dự, im lặng hay có những biểu hiện khác nhau khi trả lời một câu hỏi nào đó.- Phải biết cách khơi gợi, khích lệ người trả lời nói thật, nói hết ra những điều sâu kín mà thông thường người ta không muốn bộc lộ ra. Thứ ba, phỏng vấn là một quá trình điều tra sáng tạo, luôn luôn đòi hỏi phải tiến hành như một quá trình linh hoạt, sáng tạo. Muốn cho một cuộc phỏng vấn thu được kết quả tốt thì trong mọi tình huống của cuộc phỏng vấn luôn đòi hỏi sự sáng tạo. Một cuộc phỏng vấn tốt là một cuộc phỏng vấn không khiên cưỡng, nó như là một cuộc tọa đàm, một cuộc trò truyện nhưng lại thu được hiệu quả cao. c. Phỏng vấn cá nhân và phỏng vấn nhóm xã hội, trong đó phỏng vấn cá nhân được sử dụng phổ biến, còn phỏng vấn nhóm ít được sử dụng. Nó là cuộc nói chuyện đã được kế hoạch hóa, trong đó nhà nghiên cứu muốn hướng tới khơi gợi sự tranh luận tập thể trong nhóm. d. Phỏng vấn qua điện thoại được sử dụng trong các trường hợp cần thu nhập nhanh ý kiến của nhiều người về một vấn đề xã hội nào đó đang được dư luận quan tâm. 3. Trình tự dẫn dắt một cuộc phỏng vấn bao gồm - Thứ nhất, thiết lập sự tiếp xúc bước đầu mà mục đích là tạo không khí thân thiện, cởi mở cho câu chuyện. Trước tiên điều tra viên giới thiệu về mình, cơ quan công tác… mà chưa được nói về nội dung chính của cuộc phỏng vấn. Người trả lời có thể ngạc nhiên về việc họ được chọn trả lời , tù chối hoặc khuyên nên gặp người nọ người kia để biết rõ hơn. Tùy từng trường hợp mà điều tra viên phải biết ứng xử linh hoạt.3 - Thứ hai, củng cố cuộc tiếp xúc bằng những câu hỏi đầu tiên theo kế hoạch phỏng vấn như những câu hỏi thông thường về cuộc sống, sinh hoạt, các mối quan tâm,… Cần khẳng định với người trả lời rằng những thông tin nhận được từ họ sẽ rất lý thú lý thú, hấp dẫn. - Thứ ba, chuyển qua các câu hỏi chính cần phỏng vấn. Cần có những lời lẽ dẫn dắt, tiếp tục khửng định tầm quan trọng của câu chuyện. Điều tra viên cần chú ý tới việc trả lời những câu hỏi phức tạp bằng biện pháp thuyết phục. Nếu có những chi tiết mà điều tra viên không đồng tình, nghe chưa rõ hoặc phát hiện những mâu thuẫn trong câu trả lời của người được phỏng vấn thì cần linh hoạt điều chỉnh hoặc kiểm tra lại bằng những tiểu xảo kỹ thuật một cách tế nhị. - Thứ tư, một yếu tố quan trọng trong nghệ thuật phỏng vấn là cần nhanh chóng thiết lập lại cuộc nói chuyện trong trường hợp nó bị ngắt quãng giữa chừng vì những lý do nào đó. Người trả lời vì lý do nào đó có thể từ chối việc trả lời các câu hỏi hoặc bắt đầu trả lời lan man, lệch trọng tâm. Lý do của vấn đề này cũng rất đa dạng, chẳng hạn, do không hiểu mục đích câu hỏi, hoặc không hào hứng với câu hỏi nào đó…. Trong mọi trường hợp, điểu tra viên phải biết dừng lại đúng lúc, biết gợi ý, khích lệ hoặc chuyển qua câu hỏi khác. - Thứ năm, kết thúc cuộc nói chuyện. Để kết thúc, điều tra viên có thể quay trở lại với một vài câu hỏi mà trước đó chưa được trả lời một cách đầy đủ, đính chính lại một vài chi tiết nào đó,…. Cuối cùng, điều tra viên có lời cảm ơn, một lần nữa khẳng định giá trị và tầm quan trọng của những thông tin được cung cấp, những thông tin đó sẽ được sử dụng đúng mục đích đặt ra mà không phục vụ bất kỳ mục đích nào khác. 4. Đánh giá về phương pháp phỏng vấn a.Ưu điểm - Phỏng vấn là phương pháp định tính cơ bản. Do người phỏng vấn và đối tượng khảo sát tiếp xúc trực tiếp với nhau nên phương pháp phỏng vấn cho phép thu thập được những thông tin về thực tại cũng như các thông tin về suy nghĩ, tâm tư, tình cảm của đối tượng.4 - Bằng phương pháp phỏng vấn, các thông tin thu được có chất lượng cao, tính chân thực và độ tin cậy của thông tin có thể kiểm nghiệm được trong quá trình phỏng vấn . b. Nhược điểm - Ở phương pháp phỏng vấn đòi hỏi người đi phỏng vấn phải là chuyên gia có trình độ cao, có kỹ năng xử lý các tình huống, am hiểu lĩnh vực nghiên cứu, biết cách tiếp đối tượng được phỏng vấn, vì vậy, phương pháp phỏng vấn khó triển khai được trên quy mô rộng. - Tiếp cận đối tượng để phỏng vấn là việc tương đối khó. II. Phương pháp ankét 1. Thực chất của phương pháp ankét Ankét là phương pháp thu thập thông tin xã hội sơ cấp được sử dụng rất rộng rãi trong điều tra xã hội học. Phương pháp ankét, về thực chất, là hình thức hỏi-đáp gián tiếp dựa trên bảng câu hỏi được soạn thảo trước. Điều tra viên tiến hành phát bảng hỏi, hướng dẫn thống nhất cách trả lời các câu hỏi; người được hỏi tự đọc các câu hỏi trong bảng hỏi rồi ghi cách trả lời của mình vào phiếu hỏi và gửi lại cho điều tra viên. Đặc trưng của phương pháp ankét là người ta chỉ sử dụng một bảng hỏi đã được quy chuẩn, dùng để hỏi chung cho tất cả những người nằm trong mẫu điều tra. Thông thường người hỏi và người trả lời không tiếp xúc trực tiếp với nhau mà thông qua cộng tác viên. 2. Phân loại Ankét a. Theo nội dung và theo cấu tạo các câu hỏi đặt ra trong phiếu Ankét - Phiếu Ankét mở là loại phiếu mà người trả lời tự do bày tỏ ý kiến của mình theo các câu hỏi đặt ra. - Phiếu Ankét đóng là loại phiếu mà tất cả các phương án trả lời đã được xác định từ trước theo từng câu hỏi. b. Theo phương thức phát- thu phiếu Ankét 5