Hàm pivot là gì
Học Excel July 3, 20211508 views0 Show
Hôm nay, Kienit.com sẽ chia sẻ với các bạn về một công cụ phân tích dữ liệu cực mạnh từ excel – Pivot table. Có lẽ nhiều bạn chỉ quen dùng các hàm excel thông dụng để thống kê dữ liệu nhưng sử dụng Pivot table sẽ giúp bạn nhanh để làm nhiều công việc khác. 1/ Pivot table là gì?Khái niệmPivot table là một công cụ rất mạnh trong excel dùng để làm báo cáo số liệu nhiều và thường xuyên. Ngoài ra Pivot table còn giúp bạn phân tích số liệu dựa trên những sơ đồ bạn tạo ra từ các bảng dữ liệu. Với công cụ phân tích dữ liệu cực mạnh của excel, bạn chỉ cần kéo thả các trường dữ liệu để tạo ra cột số liệu như mình mong muốn. Để có được bảng dữ liệu, bạn cần phải liệt kê ra các trường phải có cũng như nhập đúng dữ liệu. Việc sử dụng Pivot Table để lập báo cáo, thống kê là rất cần thiết trong công việc. Lợi ích
2/ Cách sử dụng pivot tableỞ đây, mình xin phép được lấy một bảng ví dụ cụ thể để làm hướng dẫn sử dụng pivot table trong excel để các bạn dễ hiểu. Mình có một bảng bao gồm các trường dữ liệu như sau: ngày, tháng, năm, quốc gia và lượng xuất khẩu. Cách tạo pivot tableBước 1: Tạo bảng Trước khi tạo tạo Pivot Table, bạn cần tạo bảng trước để sau này dữ liệu thêm có thêm mới thì bạn chỉ cần refesh lại bảng Pivot Table là xong. Có 2 cách:
Tạo bảng Bước 2: Đặt tên bảng Bạn đặt tên bảng dễ nhớ và phù hợp. Sau này khi làm nhiều bảng Pivot Table bạn sẽ không bị rối. Đặt tên bảng Bước 3: Tạo Pivot Table Bạn vào tab Insert -> Chọn Pivot table. Tạo pivot table Sẽ có khung hiện ra, lúc này ở ô Select a table or range sẽ hiện đúng tên của bảng mà bạn vừa tạo. Nếu như trống thì bạn tích vào ô kế bên để khoanh hết vùng bảng. Ở ô Choose where you want the Pivot table report to be placed. Mặc định khi bạn tạo pivot table sẽ ra một sheet mới – New Worksheet. Nếu như bạn muốn ở vị trí hiện tại thì bạn chọn Existing Worksheet. Cuối cùng bạn sẽ có được thành quả sau đây: Cách dùng Pivot tableNhư ở trên các bạn đã thấy, bảng Pivot Table có đầy đủ các trường như trong bảng dữ liệu: ngày, tháng, năm, quốc gia, xuất khẩu. Công việc tiếp theo là bạn kéo các trường vào các ô tương ứng bên dưới:
Mình sẽ kéo để ví dụ cho các bạn dễ hình dung. Ví dụ 1: Muốn thống kê các bộ phận đã giao dịch bao nhiêu quốc gia
Ví dụ 2: Thống kê các các quốc gia làm việc với các bộ phận đã bán được bao nhiêu sản phẩm
Ví dụ 3: Mình muốn lọc theo trường dữ liệu quốc gia thay vì in ra hết danh sách đã bán
Ví dụ 4: Mình sẽ thêm số lượng sản phẩm vào ô ROWS Lưu ý:
3/ Thiết kê bảng Pivot Table đẹp mắtSau khi bạn đã làm hoàn chỉnh dữ liệu, bạn cần thiết kế lại bảng Pivot Table cho thật đẹp mắt và dễ hiểu. Bạn chọn một ô bất kỳ trong bảng Pivot Table, sau đó chọn tab Design. SubtotalsTính tổng từng cột theo ý muốn. Gồm có:
Do Not Show Subtotals Show all Subtotals at Bottom of Groups Show all Subtotals at Top of Groups Grand TotalsTính tổng cột hoặc dòng cho một phần. Gồm có:
Off for Rows and Columns On for Rows and Columns On for Rows only On for Columns only Report LayoutPhần này nhằm mục đích chỉnh hàng và cột. Gồm có:
Show in compact form Show in outline form Show in tabular form Repeat all item labels
Do not repeat all item labels Blank RowsCông cụ này nhằm giúp bạn thêm hoặc xóa dòng. Gồm có:
Insert Blank Line after Each Item Remove Blank Line after Each Item 4/ Cần chuẩn bị gì khi làm Pivot Table?Như khái niệm ở trên thì Pivot Table chính là một công cụ dùng để thổng kê lại dữ liệu để từ đó làm báo cáo. Thế nhưng với những người mới chắc chắn sẽ gặp nhiều khó khăn. Đặt câu hỏi cho chính mìnhKhó khăn ở đây không phải là ở khâu nhập dữ liệu mà bạn cần phải biết bảng dữ liệu mình cần có những trường nào để sau này làm được báo cáo đầy đủ và chỉ tiết. Để làm được điều này bạn cần phải chuẩn bị một số câu hỏi cho chính mình để nhập các trường dữ liệu vào bảng. Lấy ví dụ là mình để bạn dễ hiểu:
Nhập dữ liệu một cách chính xácNếu như bạn nhập tay thì bạn cần nhập chính xác dữ liệu. Ngoài ra bạn có thể dùng các công cụ khác để import data vào tuy nhiên bạn cần biết thêm về Power Query để làm sạch bảng dữ liệu trước khi ta ta bắt đầu tạo bảng Pivot Table. Bạn có thể dùng thêm một vài hàm excel cơ bản để tính toán dữ liệu nhỏ cũng được. Bài viết này, mình đã chia sẻ về Pivot Table là gì cũng như cách sử dụng Pivot Table cơ bản cho người mới. Ở bài tiếp theo, mình sẽ chia sẻ thêm về các kiến thức Pivot Table nâng cao để các bạn thao tác với số liệu một cách chi tiết hơn. Cảm ơn các bạn đã tham khảo bài viết này. What is your reaction?Mình tên là Trọng Thắng, hiện đang phụ trách quản lý website Kienit.com. Tất cả các bài viết trên website đều do mình tự học, tự áp dụng và biên soạn lại thành nội dung hoàn chỉnh. Hy vọng website sẽ giúp ích cho các bạn cũng đang tìm hiểu và tự học các kiến thức này giống mình. |