Kiểm tra sổ làm việc trong Excel
|
Có khoảng 20% khả năng bạn có một số công cụ tuyệt vời trong Excel mà bạn chưa từng thấy. Vâng, chờ đợi. có 100% khả năng là bạn chưa từng thấy mọi thứ trong Excel; . 20% mà tôi đã đề cập trước đây đề cập đến một bộ công cụ cụ thể, được gọi là Truy vấn bảng tính Inquire được phát triển bởi một công ty tên là Prodiance đã cung cấp công cụ So sánh bảng tính bóng bẩy với giá 145 đô la một người mỗi năm. Nhóm Excel thích nó đến mức Microsoft đã mua lại Prodiance và tặng công cụ này miễn phí cho bất kỳ ai đang sử dụng Pro Plus, Professional Plus hoặc Enterprise Level E3 Theo phong cách cổ điển của Microsoft, họ ẩn công cụ để ngay cả khi bạn có nó, bạn cũng không biết rằng nó ở đó. Nếu bạn đã từng nhìn thấy tab Power Pivot trong Ruy-băng của mình, thì có thể bạn đã gặp câu hỏi. Ít nhất cũng đáng một phút để tìm hiểu xem bạn có nó hay không Nếu bạn có tab Nhà phát triển trong Dải băng, hãy nhấp vào nút Bổ trợ COM và tiếp tục đến bước 3 bên dưới. Nếu không, hãy làm theo các bước sau
Khi bạn bật Yêu cầu, bạn có một tab mới trong Dải băng có tên là Yêu cầu cung cấp các tùy chọn sau Sau khi cài đặt ứng dụng từ đây, bạn có thể tìm thấy ứng dụng đó trên trang Ứng dụng trên Power BI. Nhấp vào ô So sánh Excel để mở Khi ứng dụng được mở, bạn sẽ thấy cửa sổ bật lên màu vàng ở đầu màn hình. Nhấp vào Kết nối dữ liệu của bạn để kết nối ứng dụng với sổ làm việc của bạn Một cửa sổ hiện ra yêu cầu bạn điền các thông số. Ứng dụng yêu cầu hai tên tệp đường dẫn đầy đủ ban đầu của sổ làm việc Excel hiện có trên site SharePoint của bạn hoặc OneDrive for Business. Đường dẫn đầy đủ được thể hiện bằng một URL đặc biệt mà bạn có thể tìm thấy bằng cách làm theo hướng dẫn đơn giản tại đây Ghi chú. ứng dụng cho phép bạn nhập hai tệp được chỉ định hoặc tải động hai tệp mới nhất từ một thư mục. Ngay cả khi bạn thích phương pháp động, bạn vẫn cần xác định rõ ràng hai tên tệp đường dẫn đầy đủ để làm mới dữ liệu trên dịch vụ Power BI. Điều đó có nghĩa là đối với tùy chọn động, bạn có thể đặt hai bản sửa đổi cũ cho tên tệp đường dẫn đầy đủ và khi bạn có các bản sửa đổi mới hơn của sổ làm việc dưới dạng các tệp mới trong cùng một thư mục, các tệp mới này sẽ được tải thay vì hai bản đầu tiên. Tải động lọc tất cả các thư mục con theo tham số Chuỗi con thư mục và sau đó lọc tất cả các tên tệp theo tham số Chuỗi con tên tệp. Sau đó, tất cả các tệp được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái của chúng và hai tệp cuối cùng sẽ được tải và được so sánh Bắt đầu bằng cách sao chép tên đường dẫn tệp của hai tệp Excel. Dán URL của sổ làm việc 1 vào Tên tệp 1, sau đó dán URL của sổ làm việc thứ hai vào Tên tệp 2. (Đừng quên lấy các URL bằng cách làm theo hướng dẫn tại đây) Kéo xuống để điền các thông số còn lại. Trong Trang SharePoint, sao chép URL cho trang SharePoint hoặc OneDrive for Business nơi lưu trữ sổ làm việc Nếu bạn có sổ làm việc trên site SharePoint, đây là cú pháp của URL mà bạn sẽ cần sử dụng (Thay dấu ngoặc vuông bằng thông tin site SharePoint của bạn) https. //[người thuê nhà]. điểm chia sẻ. com/trang web/[tên trang web] Nếu bạn sử dụng OneDrive for Business, hãy mở thư mục mong muốn trong trình duyệt của bạn. Sao chép tiền tố của URL trong thanh địa chỉ trước “/_layouts”, như minh họa trong ảnh chụp màn hình này. Tiền tố này là giá trị bạn sẽ cần sử dụng làm tham số Trang web SharePoint Trong Chuỗi con thư mục, hãy viết một chuỗi con có thể đại diện duy nhất cho thư mục nơi có thể tìm thấy hai tệp. Tương tự, cuộn xuống để tìm Chuỗi con tên tệp và viết ra chuỗi con tên tệp của sổ làm việc mà bạn muốn tải. Tất cả các tham số này sẽ cho phép ứng dụng định vị hai bản sửa đổi mới nhất của sổ làm việc Excel và tải chúng nếu bạn đặt tham số cuối cùng Tải trọng động là TRUE Hai sổ làm việc mới nhất sẽ chỉ tải khi Tải động được đặt thành TRUE. Nếu bạn định tự động tải hai phiên bản mới nhất của tệp, hãy đặt nó thành TRUE. Nếu bạn định tải tĩnh hai tên tệp cụ thể (Tên tệp 1 và Tên tệp 2), hãy đặt Tải động thành FALSE. Khi bạn đã hoàn tất, hãy nhấp vào Tiếp theo Hãy cung cấp ở đây một ví dụ cho các tham số Tôi có hai bản sửa đổi của một tệp Excel trên OneDrive for Business trong thư mục Tài liệu/Sách Bài tập/Kiểm toán Excel/. Các tệp là Doanh thu v1. xlsx và Doanh thu v2. xlsx. Dưới đây là các thông số tôi sẽ sử dụng Trang web SharePoint. https. //datachant-my. điểm chia sẻ. com/personal/gilra_datachant_com Chuỗi con thư mục. Kiểm toán Excel Chuỗi con tên tệp. doanh thu tải động. ĐÚNG VẬY Sau khi tôi lưu một tệp mới, có tên là Doanh thu v3. xlsx trong cùng một thư mục, lần tới khi Power BI kích hoạt tính năng làm mới theo lịch của ứng dụng, ứng dụng sẽ so sánh giữa Doanh thu v2. xlsx và doanh thu v3. xlsx Đặt thông tin xác thực SharePoint/OneDrive của bạnBây giờ, hãy đặt phương thức Xác thực thành OAuth2 và mức Quyền riêng tư thành Tổ chức. Sau đó nhấp vào Đăng nhập và kết nối và nhập thông tin đăng nhập của bạn để đăng nhập Bạn sẽ cần lặp lại bước này ba lần — Một lần cho mỗi nguồn dữ liệu (Tên tệp 1, Tên tệp 2 và trang SharePoint) Bây giờ, bạn sẽ thấy thông báo Làm mới hiện đang diễn ra . Sau khi quá trình làm mới hoàn tất, bạn sẽ có bản so sánh cập nhật về các bản sửa đổi sổ làm việc thông qua các trang ứng dụng Bạn có thể khám phá các trang khác nhau trên thanh bên trái, bao gồm Chính, Sổ làm việc 1, Sổ làm việc 2 và Tìm kiếm. Trang đầu tiên, Chính, hiển thị tóm tắt so sánh bao gồm tất cả các thay đổi và lỗi trong hai sổ làm việc Ở góc trên cùng bên phải, bạn có thể sử dụng bộ cắt để chọn giữa Chỉ thay đổi, Sổ làm việc 1 hoặc Sổ làm việc 2. Tùy chọn đầu tiên sẽ chỉ hiển thị các thay đổi và lỗi trong hình ảnh ma trận chính (lưới giống Excel). Tùy chọn thứ hai và thứ ba sẽ hiển thị tất cả dữ liệu theo sổ làm việc tương ứng, bao gồm các thay đổi và lỗi. Các bộ lọc ở trên cho phép bạn lọc theo trang tính, hàng và cột Các ô được đánh dấu màu vàng biểu thị các thay đổi về giá trị (giá trị ô trong sổ làm việc 1 -> giá trị ô trong sổ làm việc 2), trong khi các ô được đánh dấu màu đỏ là lỗi Trong khi phát hiện các thay đổi trong hai tệp Excel, ứng dụng sẽ bỏ qua các hàng hoặc cột trống/trống và chúng sẽ không ảnh hưởng đến việc phát hiện các thay đổi. Tuy nhiên, ứng dụng phát hiện các hiệu số được tạo bởi các cột trống hoặc hàng trống và bạn có thể tìm thấy các hiệu số này bằng cách tìm dấu mũi tên (–>) trong ma trận chính bằng cách xem tên cột và giá trị của cột Hàng Ví dụ: cột “E -> D” trong ảnh chụp màn hình bên dưới có thể cho bạn biết rằng trong Sổ làm việc 1, bạn có một cột trống đã bị xóa trong Sổ làm việc 2 và kết quả là cột E của sổ làm việc 1 giống với cột D trong . Logic tương tự được áp dụng cho các hàng trống. Giá trị “6 -> 5” cho bạn biết rằng trong Sổ làm việc 1 có một hàng trống đã bị xóa trong Sổ làm việc 2 và kết quả là hàng 6 trong Sổ làm việc 1 giống hàng với hàng 5 trong Sổ làm việc 2. Trong các trang báo cáo Workbook 1 và Workbook 2, bạn có thể tìm hiểu thêm về cột và hàng trống Trang thứ hai, Sổ làm việc 1, hiển thị các lỗi và thay đổi của sổ làm việc đầu tiên. Bạn sẽ có thể xem các cột hoặc hàng trống nào bị thiếu trong sổ làm việc, tìm kiếm một giá trị cụ thể trong các ô của sổ làm việc này hoặc sử dụng các bộ lọc để phóng to các thay đổi và lỗi cụ thể Tương tự, trang Sổ làm việc 2 hiển thị các lỗi và thay đổi của sổ làm việc thứ hai, hiển thị các cột và hàng trống bị thiếu, đồng thời hiển thị các bộ lọc để phóng to các thay đổi và lỗi cụ thể Trang cuối cùng, Tìm kiếm, cho phép bạn tìm kiếm các giá trị cụ thể trong các ô trên cả hai sổ làm việc Giải pháp này có thể được sử dụng cùng với các ứng dụng chất lượng dữ liệu DataChant tại đây và tại đây để xây dựng tự động hóa chất lượng dữ liệu mã thấp hoặc cho các dự án kiểm toán Excel quy mô lớn |
