Project admin là gì

Sự thành công của một dự án là kết quả từ sự phối hợp của rất nhiều người từ ban lãnh đạo, leader các nhóm, nhân viên phụ trách các bộ phận. Còn một vị trí quan trọng không kém chính là Project Assistant (trợ lý dự án). 

Bạn đã nghe nhiều đến trợ lý giám đốc nhưng đã bao giờ nghe đến trợ lý dự án chưa? Bạn có biết Project Assistant là gì và tại sao nó đang được quan tâm hiện nay không? Nếu chưa biết hãy cùng Glints tìm hiểu về vị trí Project Assistant ngay nhé!

1. Project assistant là gì? 

Vì chưa biết trợ lý dự án là gì nên nhiều người còn nhầm lẫn vị trí này với trợ lý giám đốc. Project Assistant là một người hỗ trợ trực tiếp project manager để quản lý các công việc bao gồm các tác vụ điều hành, quản lý hồ sơ hành chính, giám sát và báo cáo tiến độ với cấp trên,… 

Trợ lý dự án chịu trách nhiệm kiểm soát thời gian hoàn thành và phạm vi thực hiện các dự án dưới sự giám sát trực tiếp của manager. Họ đảm bảo các dự án được hoàn thành đúng thời gian quy định và đạt chất lượng tốt bất kể rủi ro xảy ra. Project Assistant cũng có thể tham mưu, cố vấn cho các dự án trong việc lên chiến lược hoạch định.

2. Mô tả công việc của một project assistant

Công việc của một project assistant

Để rõ hơn về vị trí này, hãy cùng Glints tìm hiểu mô tả công việc của thể của Project Assistant là gì nhé. Trợ lý dự án sẽ đảm nhận những công việc:

• Soạn thư và gửi chúng đến các cơ quan thích hợp sau đó nhận thư đến.
• Xây dựng các chiến lược cụ thể nhằm thực hiện các dự dự án một cách dễ dàng và hiệu quả hơn.
• Giữ gìn và duy trì mối quan hệ với các bên liên quan tiềm năng có thể quan tâm đến việc đầu tư vào các dự án.
• Kiểm soát các công việc được giao cho thành viên dự án theo hướng dẫn của manager.
• Giám sát nhân viên dự án và đảm bảo rằng họ tuân thủ yêu cầu và hướng dẫn của dự án.
• Lưu trữ tất cả hồ sơ, thông tin liên quan đến dự án để làm tài liệu báo cáo với ban lãnh đạo.
• Soạn thảo, đề xuất các ý tưởng về dự án và thuyết phục ban lãnh đạo với bằng chứng đáng tin cậy.
• Là cầu nối giữa giám đốc và những người lao động khác để ngăn chặn sự kích động có thể cản trở tiến trình thực hiện dự án.
• Dự trù ngân sách dự án hàng tháng và đảm bảo rằng ngân sách đáp ứng tất cả các công việc cần thiết.

3. Yêu cầu về chuyên môn và kỹ năng mềm đối với trợ lý dự án

Vậy bạn có tò mò về những chuyên môn và kỹ năng mềm cần có đối với một project assistant là gì không?

Kỹ năng mềm 

Một project assistant cần nắm vững trong tay những kỹ năng không chỉ về chuyên môn mà còn những kỹ năng mềm để có thể có các đối nhân xử thế phù hợp cho mọi người.

• Kỹ năng giao tiếp: trợ lý dự án phải giao tiếp với nhiều bộ phận liên đới để đảm bảo thông tin được xuyên suốt.

• Kỹ năng quan sát: một trợ lý dự án bạn buộc phải nắm được một bức tranh tổng thể của dự án. Cần quan sát và xem xét mọi việc một cách thật chi tiết để đảm bảo tiến độ và đưa ra những quyết định khi cần thiết. Điều này đòi hỏi kỹ năng quan sát tinh tế và tư duy ra quyết định nhạy bén từ người project assistant.

• Kỹ năng làm việc nhóm: không chỉ giao tiếp, bạn cũng sẽ phải làm việc với rất nhiều bên. Thế nên kỹ năng làm việc nhóm là vô cùng cần thiết. Để làm việc nhóm tốt, người trợ lý dự án phải hiểu rõ vai trò của từng thành viên, từ đó phân chia công việc, giám sát và làm việc cùng họ một cách ăn ý.

• Kỹ năng xử lý vấn đề: người trợ lý dự án sẽ tìm cách để dự án diễn ra ăn khớp và hạn chế tối đa những rủi ro có thể xảy ra. Tuy nhiên, cũng sẽ có những trường hợp khó có thể kiểm soát được. Họ cần xử lý vấn đề tốt để dự án được tiếp tục một cách nhanh gọn, rõ ràng.

Bên cạnh kỹ năng mềm, những yêu cầu về chuyên môn đối với người làm project assistant là gì?

Đọc thêm: Assistant Manager Là Gì? Tất Cả Điều Bạn Cần Biết Về Vị Trí Assistant Manager

Yêu cầu về chuyên môn đối với project assistant

Rõ ràng, bên cạnh kỹ năng mềm, những bằng cấp và trình độ chuyên môn là điều giúp người làm trợ lý dự án trở nên đáng tin cậy hơn trong mắt mọi người. Vậy những kỹ năng cần có của project assistant là gì?

• Bằng cấp, trình độ: thường vị trí này sẽ yêu cầu bằng cử nhân trở lên; liên quan đến quản trị. Trong trường hợp bạn đạt được tiêu chí này thì sẽ dễ dàng ghi điểm cộng trong mắt nhà tuyển dụng. 

• Bằng chứng chỉ tin học: không chỉ làm việc với con người, người trợ lý dự án còn phải làm việc với máy tính, công nghệ, các phần mềm office để quản lý được dự án kịp tiến độ. Vì thế, ngoài những kiến thức nền, kỹ năng tin học là một yêu cầu cần có của trợ lý dự án.

• Bằng cấp tiếng Anh: trong trường hợp khách hàng là người nước ngoài; làm quản lý dự án trong môi trường quốc tế; hay tìm hiểu tài liệu thêm… đòi hỏi người làm project assistant có khả năng tiếng Anh để có thể đáp ứng những yêu cầu trên.

Đọc thêm: Bằng TESOL Là Gì? Tại Sao Nên Thi Chứng Chỉ TESOL?

4. Mức lương của project assistant là bao nhiêu? 

Trung bình mức lương sẽ giao động trong khoảng từ 8 – 14 triệu/tháng. Mức độ cao hay thấp còn phụ thuộc vào trình độ và khả năng thương lượng của người làm quản lý dự án. Bạn có thể tìm hiểu thêm thông tin từ những mối quan hệ xung quanh để đưa ra giá trị phù hợp với bản thân mình.

Kết luận

Với một công việc đòi hỏi nhiều về kỹ năng và cả kinh nghiệm như project assistant, đòi hỏi phải thật sự yêu thích và liên tục rèn luyện để đạt được thành công trong tương lai. Bên cạnh project assistant là gì? Nếu bạn cần thêm những thông tin về các ngành nghề khác, đừng quên theo dõi những bài viết tiếp theo của Glints nhé!