Mất giấy khai sinh bản gốc thì làm thế nào năm 2024
|
Hiện nay, pháp luật Việt Nam hiện hành chưa có quy định về việc cấp lại bản chính Giấy khai sinh mà khi mất mà tùy vào trường hợp, người bị mất Giấy khai sinh có thể xin cấp bản sao trích lục hộ tịch hoặc đăng ký lại việc khai sinh. Show
Trường hợp 1: Mất Giấy khai sinh nhưng vẫn còn thông tin trong Sổ hộ tịch Theo đó, khi bị mất bản chính Giấy khai sinh, bạn cần làm thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch về việc đăng ký khai sinh. Cụ thể, bạn nộp hồ sơ tại cơ quan đã thực hiện đăng ký khai sinh cho bạn lúc trước. Hồ sơ gồm: - Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch; - Xuất trình bản chính một trong các giấy tờ: Hộ chiếu, CMND, thẻ Căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng. Sau khi nhận được yêu cầu, cơ quan đang lưu trữ Sổ gốc Sổ đăng ký khai sinh trước đây sẽ cấp bản sao trích lục Giấy khai sinh cho bạn. Bản sao có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc. Và bản sao trích lục Giấy khai sinh có giá trị thay cho bản chính trong các giao dịch. Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân, mọi giấy tờ, hồ sơ khác có nội dung về họ, chữ đêm, tên; ngày, tháng, năm sinh… đều phải khớp với Giấy khai sinh. Khi đã được cấp bản sao trích lục Giấy khai sinh, bạn đối chiếu thông tin với CMND và Sổ hộ khẩu để điều chỉnh cho phù hợp. Tham khảo chi tiết thủ tục tại đây. Trường hợp 2: Đăng ký lại khai sinh Nếu bạn đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau theo Điều 26 Nghị định 123/2015/NĐ-CP thì thực hiện thủ tục đăng ký khai sinh lại: - Đã đăng ký khai sinh trước ngày 01/01/2016; - Sổ hộ tịch và bản chính Giấy khai sinh đều bị mất. Việc đăng ký khai sinh lại được thực hiện theo trình tự, thủ tục sau đây: Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ gồm các giấy tờ: - Tờ khai đăng ký lại khai sinh, trong đó có cam đoan của người yêu cầu về việc đã đăng ký khai sinh nhưng bị mất bản chính Giấy khai sinh; - Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có các thông tin liên quan đến nội dung khai sinh: + Giấy chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu; + Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú, giấy tờ chứng minh về nơi cư trú; + Bằng tốt nghiệp, Giấy chứng nhận, Chứng chỉ, Học bạ, Hồ sơ học tập do cơ quan đào tạo, quản lý giáo dục có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận; + Giấy tờ khác có thông tin về họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh của cá nhân; + Giấy tờ chứng minh quan hệ cha con, mẹ con. - Trường hợp người yêu cầu là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì ngoài các giấy tờ trên còn phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về những nội dung khai sinh phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý gồm: + Họ, chữ đệm, tên; + Giới tính; + Ngày, tháng, năm sinh; + Dân tộc; + Quốc tịch; + Quê quán; + Quan hệ cha - con, mẹ - con. Bước 2: Nộp hồ sơ tại: - Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã, nơi đã đăng ký khai sinh, kết hôn trước đây hoặc; - UBND cấp xã nơi người yêu cầu thường trú. Bước 3: - Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, công chức tư pháp - hộ tịch kiểm tra, xác minh hồ sơ. Nếu việc đăng ký lại khai sinh là đúng thì cấp bản mới Giấy khai sinh bản chính có đóng dấu “đăng ký lại”. - Nếu việc đăng ký lại khai sinh được thực hiện tại UBND cấp xã không phải nơi đã đăng ký khai sinh trước đây thì công chức tư pháp - hộ tịch báo cáo Chủ tịch UBND có văn bản đề nghị UBND nơi đăng ký khai sinh trước đây kiểm tra, xác minh về việc lưu giữ Sổ hộ tịch tại địa phương. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, UBND nơi đã đăng ký khai sinh trước đây tiến hành kiểm tra, xác minh và trả lời bằng văn bản về việc còn lưu giữ hoặc không lưu giữ được Sổ hộ tịch. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả xác minh về việc không còn lưu giữ Sổ hộ tịch tại nơi đăng ký khai sinh, nếu thấy đầy đủ hồ sơ, công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện việc đăng ký lại khai sinh. Nội dung đăng ký lại khai sinh sẽ được xác định theo nội dung của các giấy tờ đã nêu ở bước 1. Trường hợp họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán trong các hồ sơ, giấy tờ nói trên của người đó không thống nhất thì đăng ký theo hồ sơ, giấy tờ được lập đầu tiên. Theo đó, ngày, tháng, năm sinh của bạn sẽ được xác định căn cứ vào toàn bộ hồ sơ, giấy tờ như CMND, Sổ hộ khẩu, học bạ, bằng tốt nghiệp… Sau khi được cấp Giấy khai sinh, bạn thực hiện điều chỉnh các giấy tờ khác nếu có sai khác thông tin với Giấy khai sinh. Quý khách có bất kỳ vấn đề nào cần tư vấn, hãy đặt câu hỏi cho các luật sư để được tư vấn một cách nhanh chóng nhất! Mỗi cá nhân khi sinh ra đều được khai sinh và để ghi nhận sự kiện đó, cá nhân sẽ được cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy khai sinh. Đây là văn bản ghi nhận các thông tin cá nhân, nhân thân, v.v. đầu tiên của mỗi người. Đồng thời, Giấy khai sinh cũng là cơ sở gốc để làm các giấy tờ, thủ tục, v.v. khác nhau tiếp theo trong suốt thời gian sinh sống. Mọi hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung về họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con phải phù hợp với Giấy khai sinh của người đó. Vậy, nếu giấy khai sinh bị mất thì có được cấp lại không? Nếu giấy khai sinh, hồ sơ khai sinh gốc bị mất thì có được cấp lại không, nếu có thì thủ tục như thế nào? Bài viết sau đây Luật sư A&An xin chia sẻ đến các bạn các quy định của pháp luật về việc giải quyết các vấn đề trên. Căn cứ pháp lý – Luật Hộ tịch 2014; – Nghị định 123/2015/NĐ-CP của Chính phủ ngày 15 tháng 11 năm 2015 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch; – Thông tư 15/2015/TT-BTP của Bộ Tư pháp ngày 16 tháng 11 năm 2015 quy định chi tiết thi hành một số điều của luật hộ tịch và nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch; – Thông tư 281/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 14 tháng 11 năm 2016 quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu hộ tịch, phí xác nhận có quốc tịch việt nam, phí xác nhận là người gốc việt nam, lệ phí quốc tịch; – Thông tư 04/2020/TT-BTP của Bộ Tư pháp ngày 28 tháng 5 năm 2020 quy định chi tiết thi hành một số điều của luật hộ tịch và nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch; – Quyết định số 1872/QĐ-BTP củ Bộ Tư pháp ngày 04 tháng 9 năm 2020 về việc công bố thủ tục hành chính sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực hộ tịch thực hiện tại cơ quan đăng ký hộ tịch trong nước thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tư pháp. MỤC LỤC I. Thủ tục cấp trích lục khai sinh1. Giấy trích lục giấy khai sinh?Khi hoàn thành thủ tục đăng ký khai sinh, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp 01 bản gốc Giấy khai sinh và một số lượng bản sao Giấy khai sinh sẽ được cấp theo yêu cầu. Trường hợp cá nhân bị mất bản gốc hoặc mất hết các bản sao Giấy khai sinh thì có thể xin trích lục Giấy khai sinh (gọi chung là trích lục hộ tịch). Theo đó, Điều 4, Luật Hộ tịch 2014 quy định cụ thể, chi tiết về giá trị của bản sao trích lục hộ tịch như sau: “Trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính. 2. Thủ tục trích lục giấy khai sinh thực hiện tại cơ quan nào?+ Ủy ban Nhân dân xã, phường, thị trấn (gọi chung là Ủy ban Nhân dân cấp xã); Ủy ban Nhân dân cấp huyện (gọi chung là Ủy ban Nhân dân cấp huyện), Cơ quan đại diện. + Bộ tư pháp, Bộ ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền Cơ quan được giao thẩm quyền quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch sẽ thực hiện việc cấp trích lục hộ tịch cho cá nhân khi có yêu cầu, không phụ thuộc vào nơi cư trú của cá nhân đó. Như vậy, cá nhân có thể thực hiện quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền cấp trích lục khai sinh cho mình không phụ thuộc nơi cư trú, theo đó cá nhân có thể lựa chọn nơi thực hiện yêu cầu là nơi thường trú, tạm trú hoặc nơi đang sinh sống. 3. Hồ sơ xin cấp trích lục khai sinh?Cá nhân khi yêu cầu cấp trích lục khai sinh cần chuẩn bị hồ sơ với đầy đủ các giấy tờ sau: + Tờ khai theo mẫu quy định tại Thông tư 04/2020/TT-BTP; + Trường hợp cá nhân thực hiện quyền yêu cầu trích lục khai sinh trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền cần chuẩn bị một trong các giấy tờ tùy thân như chứng minh thư, hộ chiếu, thẻ căn cước hoặc giấy tờ khác do cơ quan có thẩm quyền cấp để xuất trình cho người tiếp nhận yêu cầu nhằm chứng minh về nhân thân của người cần cấp trích lục khai sinh. Riêng trường hợp nộp hồ sơ qua bưu điện thì ngoài tờ khai theo mẫu cá nhân khi thực hiện quyền yêu cầu phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực của một trong những giấy tờ trên. Trong một số trường hợp cụ thể, khi yêu cầu cấp trích lục khai sinh, người yêu cầu cần phải chuẩn bị thêm một trong các loại giấy tờ sau: + Trường hợp ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục phải có văn bản ủy quyền: Về hình thức, văn bản ủy quyền cần được công chứng hoặc chứng thực theo quy định, trừ trường hợp người được ủy quyền là người thân trong gia đình với người ủy quyền (Ví dụ: ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột). + Nếu người cần được cấp trích lục khai sinh là người chưa đủ 18 tuổi, hoặc đã đủ 18 tuổi nhưng được xác nhận là mất năng lực hành vi dân sự thì người đại diện theo pháp luật của họ sẽ thực hiện quyền yêu cầu cấp trích lục khai sinh. Trong trường hợp này, người thực hiện yêu cầu cần phải xuất trình giấy tờ để chứng minh là người đại diện. + Trường hợp tổ chức đề nghị cấp trích lục khai sinh của cá nhân phải có văn bản yêu cầu nêu rõ lý do. + Trường hợp không nhận kết quả trực tiếp, người yêu cầu phải chuẩn bị sẵn bì thư, tem hoặc cước, lệ phí (nếu có) gửi kèm hồ sơ. + Xuất trình thêm sổ hộ khẩu, sổ tạm trú hoặc giấy tờ khác nếu yêu cầu cấp trích lục khai sinh trong giai đoạn chuyển tiếp. 4. Trình tự thủ tục xin cấp trích lục khai sinh?Bước 1: Người yêu cầu nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền. Người yêu cầu cấp trích lục khai sinh có thể nộp hồ sơ trực tiếp, nộp qua bưu điện hoặc qua hệ thống trực tuyến. Bước 2: Cơ quan đăng kí hộ tịch tiếp nhận hồ sơ và thực hiện các công việc sau: + Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ, trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ hoặc chưa đầy đủ phải có văn bản hướng dẫn người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ. + Trên cơ sở báo cáo của công chức Tư pháp hộ tịch, Thủ trưởng cơ quan cấp trích lục khai sinh cho người yêu cầu. nước. II. Thủ tục đăng ký lại khai sinhTheo quy định tại Điều 24, Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, cụ thể: “Việc khai sinh, kết hôn, khai tử đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01 tháng 01 năm 2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại.” Theo quy định này, trường hợp một người bị mất Giấy khai sinh (cả bản gốc và các bản sao) thì cá nhân đó có thể đề nghị cấp lại bản trích lục như đã nêu căn cứ vào thông tin được lưu trữ tại Sổ hộ tịch. Tuy nhiên, trường hợp Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được phải giải quyết như thế nào. Sau đây là quy định về thủ tục việc đăng ký lại khai sinh: 1. Điều kiện đăng ký lại khai sinhViệc khai sinh, kết hôn, khai tử đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01 tháng 01 năm 2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại. 2. Cơ quan thực hiệnỦy ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký khai sinh trước đây hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người yêu cầu thường trú, thực hiện đăng ký lại khai sinh. 3. Hồ sơ chuẩn bị+ Tờ khai đăng ký lại khai sinh theo mẫu, trong đó có cam đoan của người yêu cầu về việc đã đăng ký khai sinh nhưng không lưu giữ được bản chính Giấy khai sinh. + Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có thông tin liên quan đến nội dung khai sinh, gồm:
Người yêu cầu đăng ký khai sinh có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao các giấy tờ nêu trên (nếu có) và phải cam đoan đã nộp đủ các giấy tờ mình có. Trường hợp người yêu cầu đăng ký khai sinh cam đoan không đúng sự thật, cố ý chỉ nộp bản sao giấy tờ có lợi để đăng ký khai sinh thì việc đăng ký khai sinh không có giá trị pháp lý. + Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về việc những nội dung khai sinh của người đó gồm họ, chữ đệm, tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha – con, mẹ – con phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý. + Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc đăng ký lại khai sinh. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền. Ngoài các giấy tờ phải nộp, người yêu cầu phải xuất trình: Hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu đăng ký lại khai sinh; Giấy tờ chứng minh nơi cư trú để xác định thẩm quyền đăng ký lại khai sinh. Trường hợp công dân mất bản chính Giấy khai sinh nhưng Sổ hộ tịch vẫn còn lưu giữ thì công dân liên hệ UBND cấp xã nơi đăng ký khai sinh trước đây để cấp Trích lục khai sinh bản sao. 4. Thời hạn giải quyết+ Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, công chức tư pháp – hộ tịch kiểm tra, xác minh hồ sơ. Nếu việc đăng ký lại khai sinh là đúng theo quy định của pháp luật thì công chức tư pháp – hộ tịch thực hiện đăng ký lại khai sinh như trình tự quy định. + Nếu việc đăng ký lại khai sinh được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã không phải là nơi đã đăng ký khai sinh trước đây thì công chức tư pháp – hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân nơi đăng ký khai sinh trước đây kiểm tra, xác minh về việc lưu giữ sổ hộ tịch tại địa phương. + Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, Ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký khai sinh trước đây tiến hành kiểm tra, xác minh và trả lời bằng văn bản về việc còn lưu giữ hoặc không lưu giữ được sổ hộ tịch. + Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả xác minh về việc không còn lưu giữ được sổ hộ tịch tại nơi đã đăng ký khai sinh, nếu thấy hồ sơ đầy đủ, chính xác, đúng quy định pháp luật công chức tư pháp – hộ tịch thực hiện việc đăng ký lại khai sinh như quy định. |
