Tại sao phải phân tích và thiết kế công việc

Quản trị nhân lực là một trong những ngành hết sức quan trọng hiện nay. Các công ty, doanh nghiệp để phát triển tốt và thống nhất trong công việc hiệu quả thì cần có phân tích công việc hiệu quả. Phân tích công việc có ý nghĩa hết sức quan trọng, mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên và là cơ sở cho việc bố trí nhân viên phù hợp. Một nhà quản trị không thể tuyển chọn đúng nhân viên, đặt đúng người vào đúng việc nếu không biết mô tả và phân tích công việc.

Vậy Phân tích công việc là gì chắc chắn sẽ là câu hỏi được quan tâm. Luật Hoàng Phi thấu hiểu sự thắc mắc của quý vị về vấn đề và xin trình bày một số nội dung giúp bạn đọc hiểu hơn về vấn đề này.

Khái niệm phân tích công việc là gì?

Phân tích công việc được hiểu là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để  thực hiện công việc.

Để hiểu rõ hơn được khái niệm phân tích công việc là gì? thì trước tiên cần hiểu được khái niệm công việc, có thể hiểu công việc là khối lượng nhiệm vụ, trách nhiệm hay nghĩa vụ mà công ty, doanh nghiệp cần xử lý và bảo đảm hoàn thành bởi lao động của mình.

Phân tích công việc được hiểu là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để  thực hiện công việc.

Hiểu đơn giản, tức là xác định khối lượng công việc cần làm gì và làm như thế nào, làm sao cho công việc đạt hiệu quả nhất. Thu thập công việc, đưa ra bản chất vấn đề của từng công việc cụ thể

Có thể thấy khối lượng công việc là rất lớn và rất nhiều, khó quản lý nếu không có sự phối hợp quản lý hiệu quả. Hiểu đơn giản, tức là xác định khối lượng công việc cần làm gì và làm như thế nào, làm sao cho công việc đạt hiệu quả nhất. Thu thập công việc, đưa ra bản chất vấn đề của từng công việc cụ thể.

Đặc điểm của phân tích công việc

Nội dung trên đã giải thích được phân tích công việc là gì? phần này sẽ nêu ra những đặc điểm của phân tích công việc.

– Việc phân tích công việc là một quá trình cụ thể trước khi tiến hành công việc. Phân tích công việc cần xác định và ghi chép lại các thông tin liên quan đến bản chất của từng công việc cụ thể.

– Phân tích công việc cần có sự nghiên cứu, tìm hiểu rõ ràng cụ thể và có sự chỉ đạo của người quản lý nhân sự chứ không phải nói một cách chung chung, mơ hồ, thiếu tính nhất quán và không có sự rõ ràng.

– Phân tích công việc còn là quá trình xác định trách nhiệm, nhiệm vụ liên quan đến công việc và các kỹ năng kiến thức cần có để thực hiện tốt công việc. Đây cũng là quá trình xác định sự khác biệt của một công việc này với công việc khác

– Việc chuẩn bị mô tả chức trách, nhiệm vụ, trách nhiệm công việc, yêu cầu về trình độ kỹ năng công việc và các định mức hoàn thành công việc sẽ dựa trên các dữ liệu thu thập được trong quá trình phân tích công việc.

– Việc phân tích công việc sẽ giúp trả lời các câu hỏi sau đây:

+ Nhân viên thực hiện những nhiệm vụ gì?

+ Tại sao cần thực hiện những nhiệm vụ đó?

+ Công việc được thực hiện ở đâu?

+ Nhân viên làm công việc đó như thế nào?

+ Tại sao phải thực hiện công việc đó?

+ Khi nào công việc được hoàn thành?

+ Để thực hiện công việc đó nhân viên cần hội đủ những điều kiện, tiêu chí, trình độ nào?

Ý nghĩa phân tích công việc

Bên cạnh việc tìm hiểu phân tích công việc là gì? thì ý nghĩa của phân tích công việc cũng hết sức quan trọng.

+ Để hoàn thành tốt bất kỳ công việc nào hay đưa ra những định hướng phát triển mới của công ty, doanh nghiệp cũng như quản lý được nhân sự tốt nhất và dễ dàng hơn thì việc phân tích công việc có ý nghĩa hết sức quan trọng.

+ Phân tích công việc không chỉ có ý nghĩa với 1 cá nhân hay một bộ phận. việc phân tích công việc đưa ra định hướng phát triển cho cả công ty, doanh nghiệp.

+ Phân tích công việc giúp cung cấp các thông tin về những yêu cầu, đặc điểm của công việc, như các hành động nào  cần được  tiến hành thực hiện, thực hiện như thế nào và tại sao; các loại máy máy móc trang bị, dụng cụ  nào cần thiết khi thực hiện công việc, các mối quan hệ với cấp trên và với đồng nghiệp trong thực hiện công việc.

– Đối với quản lý và nhà tuyển dụng, phân tích công việc giúp:

+. Trước hết, nhà quản lý nắm rõ được nội dung công việc làm là gì và làm như thế nào.

+ Xác định các nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của người lao động khi thực hiện công việc. Từ đó có thể phân công công việc chính xác và hiệu quả hơn.

+ Xác định được mức độ, tính chất của công việc cũng như mức độ khả thi của việc thực hiện và hoàn thành công việc của người lao động dễ dàng hơn. Từ đó đưa ra phương hướng giải quyết, xử lý công việc hay tình huống phát sinh cũng như các chính sách khen thưởng phù hợp khi người lao động làm việc.

+ Xác định điều kiện để tiến hành công việc hiệu quả nhất, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như sức lực cho người thực hiện và quá trình đánh giá hiệu quả làm việc.

+ Xây dựng được mối tương quan của công việc đó với công việc khác. Tạo cơ sở để cấp quản trị và nhân viên hiểu nhau nhiều hơn

+ Định hướng cho quá trình tuyển dụng, lựa chọn nhân sự phù hơp và hoàn thiện việc bố trí, sắp xếp công việc phù hợp với nhân viên thực hiện.

+ Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên và lập kế hoạch cho các chương trình đào tạo. Lên kế hoạch bổ nhiệm và thuyên chuyển công tác cho nhân viên.

– Đối với người lao động:

+ Biết được khả năng phù hợp của bản thân với công việc để có thể ứng tuyển và đề xuất mức lương, các chế độ phù hợp nhất.

+ Nắm được nội dung công việc để quá trình làm việc hiệu quả và linh hoạt, nhanh chóng và mang kết quả tốt nhất.

+ Nắm được phần nhiệm vụ, nội dung công việc mình làm và chịu trách nhiệm với phần công việc được giao.

+ Có sự phối hợp và thống nhất trong quá trình làm việc với đồng nghiệp và cấp trên hơn.

Bài viết trên đã giải đáp được thắc mắc về vấn đề phân tích công việc là gì? và ý nghĩa của phân tích công việc.

Loading Preview

Sorry, preview is currently unavailable. You can download the paper by clicking the button above.

Khái niệm phân tích công việc (job analysis) thường bị nhầm lẫn với đánh giá giá trị công việc (job evaluation) – là quá trình so sánh một công việc với các công việc khác trong tổ chức, nhằm mục đích xác định mức trả lương phù hợp.

Tại sao phải phân tích công việc?

Vai trò của phân tích công việc là giúp doanh nghiệp xác định trách nhiệm và quyền hạn của nhân viên, nhờ đó đảm bảo tính hiệu quả và hoàn thành mục tiêu đề ra. Với một bản phân tích rõ ràng, doanh nghiệp sẽ giảm bớt nguy cơ xảy ra bất bình đẳng nội bộ – đồng thời hỗ trợ định hướng phát triển và đào tạo cho nhân sự. Ngoài ra, đây cũng là cơ sở để cấp quản lý phân chia thời gian biểu, giám sát tiến độ công việc, đánh giá hiệu quả và lên chiến lược trong tương lai tốt hơn.

Thông tin thu thập được từ hoạt động phân tích công việc có thể được vận dụng cho những hoạt động sau:

• Lập kế hoạch nguồn nhân lực.
• Quản trị hiệu suất.
• Tuyển dụng nhân sự.
• Lập kế hoạch nghề nghiệp và kế nhiệm (succession planning).
• Đào tạo và phát triển.
• Quản lý lương thưởng và phúc lợi.
• Xây dựng chính sách đảm bảo sức khỏe, an toàn và an ninh.
• Nuôi dưỡng quan hệ với nhân viên/ người lao động.
• Quản lý rủi ro.

Nội dung phân tích công việc

Quy trình phân tích công việc bao gồm việc thu thập thông tin về các đặc điểm đặc trưng của công việc như:

• Kiến thức, kỹ năng và khả năng cần thiết (Knowledge, skills, and abilities – KSAs)
• Nhiệm vụ và hành vi trong công việc.
• Tương tác với những bên liên quan – cả nội bộ và bên ngoài.
• Tiêu chuẩn thực hiện.
• Ngân sách và tác động về mặt tài chính.
• Máy móc/ thiết bị cần sử dụng.
• Điều kiện làm việc.
• Quy trình giám sát.

Nếu người sử dụng lao động chưa có kinh nghiệm cần thiết, việc nhóm các công việc với chức năng liên quan sẽ góp phần hỗ trợ hiệu quả của quá trình phân tích công việc. Ví dụ:

• Nhóm công việc (Job family). Phân nhóm các công việc liên quan với nội dung tương tự nhau.
• Công việc (Job). Nhóm công việc, nhiệm vụ và trách nhiệm mà một cá nhân cần thực hiện.
• Nhiệm vụ (Task). Tuyên bố cụ thể về những gì một cá nhân cần làm, với các nhiệm vụ tương tự được nhóm chung lại.

Lấy ví dụ về cách phân tích công việc với dịch vụ kỹ thuật:

• Nhóm công việc (Job family). Dịch vụ kỹ thuật.
• Công việc (Job). Nhân viên dịch vụ kỹ thuật.
• Nhiệm vụ (Task). Hỗ trợ về phương diện kỹ thuật cho khách hàng qua điện thoại.

Các phương pháp thu thập thông tin trong phân tích công việc

Việc xác định những nhiệm vụ nhân viên cần làm không hề đơn giản. Bí quyết ở đây là thu thập thông tin thông qua quan sát trực tiếp, cũng như từ những người đương nhiệm có năng lực nhất – thông qua bảng câu hỏi hoặc phỏng vấn.

1. Bảng câu hỏi mở

Với phương pháp này, nhân viên đương nhiệm và / hoặc người quản lý sẽ điền vào bảng câu hỏi về các KSA cần thiết cho công việc. HR sẽ tổng hợp câu trả lời để từ đó làm nên một tuyên bố tổng hợp về các yêu cầu công việc. Đây là phương pháp cơ bản, thích hợp khi nguồn lực hạn chế.

2. Bảng câu hỏi cấu trúc

Bảng câu hỏi loại này hướng tới mục tiêu lọc ra các câu trả lời cụ thể – nhằm xác định tần suất thực hiện các nhiệm vụ cụ thể, tầm quan trọng tương đối của chúng và các kỹ năng cần thiết cho công việc. Phương pháp này tỏ ra rất hữu ích khi cần phân tích công việc cách khách quan, cũng như cho phép sử dụng đến các mô hình máy tính.

3. Phỏng vấn

Trong phỏng vấn trực tiếp, người phỏng vấn thu thập thông tin cần thiết từ nhân viên về các KSA cần thiết cho công việc. Một danh sách câu hỏi định trước sẽ được đưa vào buổi nói chuyện, với các câu hỏi bổ sung được đưa ra thêm dựa trên phản ứng của nhân viên. Phương pháp này là lựa chọn lý tưởng cho các công việc đòi hỏi tính chuyên nghiệp cao.

Đọc thêm: Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng – Bí quyết chọn đúng người đúng việc

4. Quan sát

Với phương pháp này, cấp quản lý/ nhân sự sẽ tiến hành quan sát trực tiếp nhân viên khi họ đang thực hiện nhiệm vụ – kết quả sau đó sẽ được tổng hợp thành các KSA cần thiết cho công việc. Quan sát giúp doanh nghiệp có cái nhìn thực tế về các nhiệm vụ và hoạt động hàng ngày. Cách phân tích này tỏ ra hiệu quả nhất với các công việc sản xuất chu kỳ ngắn.

5. Nhật ký làm việc

Nhật ký làm việc là một hồ sơ tổng hợp lại thông tin về tần suất và thời gian của các nhiệm vụ. Nhân viên sẽ giữ cuốn nhật ký này trong khoảng thời gian vài ngày hoặc vài tuần. Sau đó, bộ phận nhân sự sẽ phân tích nhật ký để từ đó xác định nhiệm vụ và trách nhiệm của vị trí này. Ưu điểm của phương pháp này là cung cấp lượng thông tin lớn. Thế nhưng, vai trò của bộ phận chuyên trách trong phân tích công việc là phải lọc lại dữ liệu để tìm ra thông tin phù hợp.

6. Phỏng vấn hành vi

Nếu như phương pháp truyền thống chỉ tập trung vào nhiệm vụ, bổn phận và trách nhiệm của công việc – thì ngược lại, mục đích của phỏng vấn hành vi là đánh giá những năng lực cần thiết cho công việc. Trong đó:

• Một nhóm các nhà quản lý cấp cao cùng họp lại để xác định các lĩnh vực quan trọng đối với kế hoạch kinh doanh và chiến lược của doanh nghiệp trong tương lai.
• Nhân sự tập hợp các cá nhân hiểu biết về công việc – đó có thể là nhân viên, người quản lý, giám sát, chuyên gia đào tạo, v.v…
• Người phụ trách chính sẽ tiến hành phỏng vấn các thành viên tham gia để thu thập thông tin về các hành vi ứng xử và tình huống thực tế xảy ra trong công việc. Sau đó, họ sẽ xây dựng bản mô tả chi tiết về từng năng lực đã được xác định.
• Nhân sự cùng các thành viên ban hội thẩm xác định các KSA cần thiết để đáp ứng các năng lực đó.
• Cuối cùng, nhân sự xác định các tiêu chuẩn quan trọng cho từng công việc.

Tham khảo: Bảng câu hỏi & Bảng phân tích công việc mẫu.

Đọc thêm: Phỏng vấn tuyển dụng theo năng lực (CBI) – Xu hướng tuyển dụng thời đại mới

Trình tự phân tích công việc

Quy trình phân tích công việc được tiến hành theo trình tự các bước sau:

• Xác định mục đích của thông tin cần thu thập, từ đó đề xuất phương pháp phù hợp.
• Tiến hành thu thập dữ liệu theo các phương thức kể trên.
• Lọc ra những thông tin quan trọng nhất để xác minh lại.
• Công bố kết quả cuối cùng rộng rãi trong nội bộ doanh nghiệp.

Lời kết

Hy vọng những chia sẻ trên đây của chúng tôi sẽ giúp bạn đọc nắm được lợi ích của phân tích công việc trong quản trị nhân sự – cũng như quy trình thực hiện theo từng bước. Nếu bạn đọc quan tâm và muốn tìm hiểu thêm, vui lòng tham khảo thông tin các khoá học quản trị nhân sự ngắn hạn của ITD tại đây.

Có thể bạn quan tâm: